Table ronde et interview Archimag

L’évolution des métiers de l’information-documentation

Jean MICHEL – 23 novembre 2008

Eléments repris partiellement dans le “Guide pratique Archimag n°36 Métiers et emploi en infodoc – 1^ère édition avril 2009”

Préalable

Sujet hautement d’actualité, sujet sérieux et brûlant. Bravo à Archimag de vouloir le traiter.

JM : je m’exprime avec plusieurs casquettes ou selon plusieurs perspectives

- qq un qui a vécu de l’intérieur du milieu professionnel les mutations qui se sont produites depuis le milieu des années 70 : responsable du centre de documentation de l’ENPC , puis président de l’ADBS ;

- consultant intervenant dans de nombreuses organisations pour le repositionnement des structures documentaires ; depuis 10 ans, c’est devenu la préoccupation majeure, cruciale, tant des responsables de ces organisations que des professionnels de la doc

- président du Comité Directeur de la certification, particulièrement sensible à la question des compétences professionnelles, de leur évolution, de leur reconnaissance, avec un dispositif aujourd’hui européen ;

- enfin enseignant, formateur intervenant dans de nombreuses formations soucieux de donner aux jeunes entrant dans ce champ professionnel les meilleures armes pour faire face aux besoins nouveaux des entreprises et pour trouver leur voie (et leur réalisation) dans un secteur d’activités en mutation.

J’ajoute que mes propos peuvent ou pourront paraître provocateurs, mais je suis bien connu pour ne pas cacher la réalité des problèmes et des situations, même si cela peut faire mal d’entendre des discours déstabilisateurs. Pour autant, je suis un optimiste forcené et je crois profondément dans la capacité des hommes et notamment des professionnels à maîtriser leur destin.

1 - comment faire face à la crise ? les professionnels de l'infodoc vont-ils, une fois encore, figurer parmi les premières victimes ? (réduction des budgets, d'effectifs de services documentaires...)

La crise économique et financière et ses conséquences sur la profession : voilà une problématique émergeante assez neuve, assez inhabituelle. J’ai alerté récemment les collègues du Comité Directeur de la Certification sur cette nouvelle donne et sur la nécessité de se mobiliser pour trouver collectivement des voies de sortie.

Il est important de souligner le fait que cette crise éco-financière vient se conjuguer avec une autre tendance de fond déstabilisante pour la profession, à savoir la généralisation des usages d’internet et du document numérique dans nos sociétés avancées. Ce sont du reste deux phénomènes interconnectés et qui renvoient à la mutation profonde de nos sociétés et de nos économies dans le sens d’une globalisation toujours plus déstructurante. Internet et la globalisation au service du progrès oui, au service du profit plus certainement, avec une pression toujours plus forte sur la réduction drastique des coûts par tous les moyens (délocalisation, virtualisation…).

Ne nous cachons pas la face, la crise est sérieuse et les structures documentaires comme les professionnels de la documentation seront parmi les premiers à en subir les conséquences. Postes de dépenses et non centres de profits, comment peuvent-ils résister à la pression de l’exigence financière toujours plus aigue ?

Il est clair aussi que les structures documentaires (centres de documentation…) sont loin d’être au top niveau de l’efficacité. Elles coûtent relativement chères pour un bénéfice pas toujours évident. A l’heure d’Internet omniprésent et de la googellisation dominatrice et fascinante, comment justifier encore la présence d’une structure de traitement de la documentation dans une organisation ?

Oui, les budgets seront laminés, oui des postes vont disparaître, oui il faudra faire plus avec moins.

Par contre, il est évident que cette situation critique de double crise (la crise numérique et la crise économique) peut être l’occasion de sursauts intéressants, de mutations importantes, d’opportunités nouvelles à saisir. C’est le moment où jamais de faire preuve d’innovation, d’esprit d’entreprise, d’opportunisme aussi. C’est le moment où jamais de casser les vielles machineries et de passer à un autre modèle totalement différent du management des l’information utile pour les organisations. Personnellement j’y crois et je vois sur le terrain des signes que c’est possible sous réserve de consentir d’importants efforts pour se mettre à niveau et déployer de nouvelles valeurs ajoutées et de novelles compétences

2 - quels sont aujourd'hui les besoins en information des entreprises, administrations et collectivités locales ? (veille ? documentation ? gestion globale de l'information interne ?...)

Il est clair qu’il faut regarder cette question des besoins avec un regard ouvert et prospectif. Il faut surtout ne pas ou ne plus se focaliser sur la structure documentaire qui cherche à justifier son utilité et qui demande à l’organisation d’exprimer son besoin vis à vis d’elle. Personnellement je m’intéresse plus à la détermination des besoins fonctionnels génériques de cette organisation, vu du côté de l’organisation et non du côté de la documentation. Il faut en parallèle s’intéresser aux pratiques informationnelles (qui notamment se fondent sur le recours autonomes des acteurs aux sources numériques en ligne).

Je crois que l’entreprise, la collectivité locale, l’organisation est confrontée aujourd’hui à un sérieux défi. Elle ne maîtrise pas ou plus son information. Elle croule sous l’information proliférante. Elle est incapable de voir clair dans tout le fatras des sources, des outils, des plates-formes, des Intranets débiles, etc. Les personnes, les équipes sont totalement désarçonnées face à la liquéfaction, à la gazéification de l’information. Et personnellement je ne crois pas une minute à la solution technologique miracle.

La question de la maîtrise de l’information renvoie plus généralement à la question du management même de ces organisations. Elle renvoie à la question de la mobilisation dynamique, synergétique des compétences humaines au sein des entreprises.

Pour être concret, les besoins de toute organisation renvoient à diverses préoccupations essentielles :

- savoir préparer l’avenir par des démarches de veille prospective et d’anticipation stratégique ;

- pouvoir décider à court terme face à des situations critiques par des dispositifs d’alerte réactive basés sur des circuits informationnels courts et participatifs;

- assurer le soutien de logistique info-documentaire aux diverses activités des métiers de l’organisation avec le souci de l’efficacité collective  et de la compétitivité ;

- créer de la valeur collective différenciante en jouant la carte de la transversalité des savoirs et savoir-faire, en décloisonnant les pratiques professionnelles et en assurant un réel partage de l’expertise au sein de l’organisation ;

- accompagner et dynamiser les projets en organisant de manière finalisée les flux et stocks d’informations, de documents et de connaissances ;

- préserver et dynamiser la mémoire de l’organisation, à différents termes (des archives à la capitalisation de l’expérience) ;

- élever les niveaux individuels et collectifs de connaissances, en innervant l’organisation de flux informationnels appropriés et en couplant cela avec les dispositifs de formation continue et de développement de compétences.

C’est donc sur le vaste terrain de la gestion globale de l’information qu’il faut se placer. Il faut le faire en bousculant les habitudes, les chapelles (veilleurs, documentalistes, archivistes, informaticiens, webmasters et autres communicants…).

Et je redis ici que la solution n’est pas technologique mais bien socio-organisationnelle, managériale et humaine.

3 - la totalité de ces besoins sont-ils pris en charge par les professionnels de l'infodoc ? sinon par qui ?

Cette vision étroite de la gestion globale de l’information qui consiste à vouloir en réserver le monopole à un professionnel quel qu’il soit (informaticien, communicant, documentaliste) me paraît totalement inopérante et dépassée.

Je pense qu’il faut résolument passer à une approche “urbanistique” du management de l’information, approche systémique, concertée, partenariale (au sein de ce que je désigne souvent par “Infopolis”). Tous les acteurs de l’entreprise sont impliqués aujourd’hui dans la production, le partage et l’exploitation des informations utiles. Malheureusement les organisations ne savent pas comment s’y prendre pour sortir de l’inéluctable “bazar informationnel”.

Il faut donc travailler en parallèle à trois niveaux :

- au niveau stratégique, politique, décisionnel, en intégrant dans le management même de l’organisation des préoccupations relatives à une nouvelle dynamique de l’information basée sur des démarches d’urbanisation de celle-ci ;

- au niveau des acteurs de terrain, en stimulant l’émergence d’une nouvelle culture de l’information, en formant ces acteurs au rôle qu’ils ont désormais à jouer dans leur Infopolis ;

- enfin au niveau des professionnels eux-mêmes de l’information et de la documentation en les amenant à changer de posture, à repenser leur valeur ajoutée, en les faisant passer d’une fonction de magasinier-guichetier-fournisseur à un rôle plus dynamique d’accompagnateur des processus de progrès autour de l’information.

Je rejette carrément l’idée selon laquelle ce serait désormais à tel ou tel professionnel (de la DSI, de la communication, de la veille…) de jouer un rôle central dans le management global de l’information. A l’heure du Web 2.0 et des dispositifs collaboratifs cette vision restrictive et bureaucratique des choses me paraît totalement illusoire et dépassée.

Il faut par contre définir de nouvelles règles du jeu et de comportement, définir de façon concertée qui peut agir, où, sur quoi, pour quoi et avec quelles compétences. C’est par exemple remettre en cause fondamentalement la façon dont on aborde la question du développement de l’Intranet dans les organisations : ces foutoirs ou mouroirs informationnels sont la preuve que l’on n’a rien compris à la philosophie de la dynamique et du partage de l’information et de la connaissance dans les organisations.

4 - quelles évolutions des métiers constate-t-on ? de nouveaux métiers émergent-ils ?

Cette question des évolutions des métiers me gêne, car à chaque fois qu’elle est posée j’ai l’impression qu’on cherche en arrière plan à dire que l’on ne s’en sortira qu’à travers l’émergence de nouveaux métiers qui remplaceront les anciens. A mort les documentalistes, vive les veilleurs, knowledge managers et autres records managers… !

La notion même de métier est terriblement enfermante, limitative et handicapante à un moment où il faudrait au contraire (surtout dans le domaine du management de l’information) raisonner sur des logiques plus ouvertes, plus flexibles. Ce qui est important aujourd’hui, c’est de disposer de professionnels aux compétences à la fois plus larges, plus multidisciplinaires et surtout d’un niveau nettement plus élevé que celui que l’on a retenu pour et dans les pratiques des 30 à 40 dernières années.

Il faut tout à la fois maîtriser l’ensemble de la panoplie des outils disponibles, savoir s’intégrer à l’institution, sa stratégie, ses projets, comprendre les thématiques porteuses de l’organisation, pouvoir agir avec les autres, écouter les besoins les plus diversifiés et les plus complexes, mettre en relation des sources et des hommes. Il faut encore être en mesure de créer et proposer des produits, des services, des prestations de médiation, sensibiliser et former les acteurs à tous niveaux. Il faut enfin être économiquement responsable, s’impliquer dans des processus qualité et aussi communiquer sur ce que l’on fait.

Je ne crois pas à l’avenir de métiers autoproclamés modernes, au veilleur qui s’isole dans l’organisation, au knowledge manager qui passe son temps à bidouiller des prototypes de solutions que personne n’utilisent.

Je ne crois pas non plus au succès d’une exacerbation des métiers traditionnels trop repliés sur eux-mêmes, qu’il s’agisse de l’archiviste à la française qui ignore le records management, du bibliothécaire qui se complait dans ses collections d’ouvrages, ou encore du documentaliste pour qui la documentation en peut se développer qu’au sein du centre de documentation.

Je plaide carrément pour un brassage des métiers, pour un mélange des genres professionnels, pour des hybridations fertiles, opportunistes avec toujours le souci de répondre aux vrais besoins exprimés aujourd’hui de façon globale par l’institution et ses acteurs. Je plaide pour un opportunisme intelligent, anticipateur, provocateur pour des métiers de l’information-documentation non tournés vers le passé mais résolument conquérants ou constructeurs de leur avenir.

5 - les formations délivrées sont-elles adaptées au marché du travail ?

Question épineuse à laquelle il est difficile de répondre de façon globale (il existe ici ou là des programmes de formation exemplaires et ailleurs de réelles incuries).

Si l’on en reste aux formations de documentalistes, le constat que l’on peut aisément faire est qu’elles sont à la fois trop nombreuses, trop petites (taille), trop isolées et au mauvais niveau. Elles sont souvent trop imprégnées des logiques et des pratiques qui ont prévalu dans la période glorieuse de la documentation des années 70 à 90, exemplifient des gestes professionnels qui n’ont plus raison d’être aujourd’hui. Surtout elles souffrent d’un manque de souffle et d’audace, d’un manque de vision comme d’ouverture et peut-être encore de recrutements qui ne correspondent plus aux niveaux d’exigences pour aujourd’hui et demain.

Il est frappant de constater que nombre de jeunes diplômés des IUT ne s’insèrent pas dans le monde du travail et sont amenés à poursuivre des études aux niveaux de Licence ou de Master, sans pour autant être sûrs qu’au bout de l’expérience, ils intéresseront l’entreprise.

Parallèlement à ces formations techniciennes traditionnelles, très centrées sur les métiers de la documentation, sont proposées dans les Ecoles de commerce, les Ecoles d’ingénieurs, dans des universités innovantes, des cursus originaux plus axés sur la nouvelle vision stratégique et urbanistique de l’information dans l’entreprise.

Si je devais aujourd’hui conseiller une entreprise pour un recrutement de professionnels, suite à un audit que j’aurais réalisé, honnêtement j’hésiterais à me tourner vers des formations qui montrent leur limite. Je miserais volontiers plus sur des personnes ou personnalités dont les compétences sont avérées et réellement évaluées (d’où la nécessité de la certification de celles-ci). Je mettrais l’accent sur le niveau de culture générale de ces personnes, sur leur maîtrise opératoire des technologies d’aujourd’hui, sur leurs capacités de relationnel, d’écoute, de compréhension, sur leurs compétences relatives aux démarches d’innovation et de création de valeur ajoutée.

Maintenant la vraie question qui se pose est celle de l’élévation du niveau de compétences des professionnels en place (pour les jeunes en formation, on peut espérer qu’ils sauront profiter d’opportunités pour se positionner au bon endroit). Dans les équipes en place, il faut malheureusement constater de réelles rigidités et crispations et c’est ce qui me fait craindre une réelle catastrophe à court et moyen terme dans le contexte de la crise économique et de la mutation des pratiques pour nombre de professionnels de ces services. Je suis souvent effrayé lors de mes audits du décalage qui existe entre d’une part les nouveaux enjeux et exigences du management global de l’information et d’autre part la relative impréparation des professionnels en place à faire face à ces défis du fait de compétences individuelles et collectives limitées ou bridées. Il est urgent de bâtir et proposer une offre nouvelle de formation continue, plus ambitieuse que ce dont nous disposons aujourd’hui, avec le souci de réaliser de profondes reconversions de professionnels qualifiés en place.

6 - quelle vision des métiers peut-on avoir à court ou moyen terme ?

Je ne reviendrai pas sur ce qui a été dit plus haut (questions 4 et 5). J’aimerais plutôt insister sur deux ou trois points essentiels.

Tout d’abord, il est impératif de découpler, déconnecter résolument la pratique professionnelle et les métiers de la documentation du lieu physique dans lequel se développent aujourd’hui les activités de ces professionnels, en tout cas pour les documentalistes. S’il est encore possible d’accepter qu’un bibliothécaire travaille essentiellement dans une bibliothèque (encore qu’avec les bibliothèques numériques les choses changent), il est par contre intenable de laisser penser et dire qu’un documentaliste est un professionnel qui travaille dans un centre de documentation. Un documentaliste est un professionnel qui peut et doit travailler aujourd’hui n’importe où dans l’entreprise ou l’organisation, plus en moins en proximité des clients à servir, en contact avec les groupes projets requérant de la ressource informationnelle. C’est un nomade, un itinérant, un “ubiquiste” professionnel : il va où les besoins l’impose ; il travaille sur les projets et avec les projets des autres. Imaginerait-on un qualiticien travailler dans une “centre de qualité” ? Aux professionnels diplômés, je dis carrément, n’allez pas vous enterrer dans un centre de documentation, mais cherchez à exercer votre métier et mobilisez vos compétences dans tous les endroits de l’entreprise où il est possible de faire quelque chose d’intéressant et d’utile autour de l’information et du document. Les niches sont potentiellement nombreuses où ces compétences peuvent s’exercer : alors ayez de l’audace et proposez de vous y installer.

Il faut par ailleurs penser à exercer ces métiers et ces compétences dans une philosophie de service aux acteurs de l’entreprise, philosophie dans laquelle ce qui compte ce sont les hommes et leurs relations dynamiques de partage et de coopération. La documentation, contrairement à ce que l’on aurait tendance à imaginer a priori, cela n’a finalement que peu à voir avec les documents. La documentation, si l’on se réfère à l’étymologie (docere = enseigner), c’est aider les hommes et les équipes à progresser par l’apprentissage et l’appropriation intelligente de ce que d’autres ont vécu, expérimenté ou fait. En d’autres termes, la démarche de documentation est un processus de progrès basé sur le partage entre les hommes. Ne sur-valorisons pas les documents qui ne sont que les traces de la production humaine, mais cherchons au contraire à revenir à l’essentiel, à savoir la mise en relation des hommes qui ont des choses à partager. On pourrait qualifier ce changement de perspective de “renaissance” professionnelle, un retour lucide à l’essentiel, à l’homme.

Dans le cadre de cette renaissance professionnelle, je serais tenté de dire qu’il faudrait aujourd’hui surtout exercer son métier comme une démarche de méthodologie et de pédagogie (et ne plus la penser à travers la seule vision de “guichetier”). Il est indispensable de prendre en compte la tendance lourde et inéluctable à l’autonomisation des acteurs de l’entreprise dans la maîtrise de leur information (thanks to Internet). Dès lors le travail du professionnel, c’est surtout ajouter de la valeur ajoutée en amont, en aval, au delà de ce processus d’autonomisation. C’est aussi sensibiliser, former, conseiller, accompagner ces acteurs à quelques niveaux qu’ils soient. C’est la seule façon pour réussir le passage à une Infopolis de progrès qui assurera la compétitivité de l’organisation.