Le Management de l'Information

 Une exigence de professionnalisme

au service du développement des hommes

et de la compétitivité des entreprises

JM 341

Publications Jean MICHEL
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Texte pour la page d'accueil du site Web de l'ADBS: avril 2002

                        Toutes les entreprises ou organisations doivent faire face à la nécessité de disposer en permanence d'informations utiles et fiables émanant de sources diverses, internes ou externes. La mobilisation, le traitement et l'exploitation  d'informations pertinentes correspondent à plusieurs besoins vitaux allant de la préparation des décisions stratégiques à l'appui apporté aux activités du quotidien en passant par le développement des connaissances et des compétences des personnes ou encore la préservation et la promotion du patrimoine info-documentaire et finalement à la pérennisation des valeurs fondamentales des entités concernées. Cette démarche informationnelle est assez naturelle et les diverses groupes humains ont de tous temps réussi à mettre en place des dispositifs  appropriés  pour gérer efficacement leur information et documentation, dispositifs basés sur le recours à de multiples instruments, procédures et compétences.

                         Ce que l'on désigne désormais à travers le vocable "Management de l'Information", c'est, pour une entreprise ou organisation donnée,  cette volonté managériale, cette capacité organisationnelle et ce savoir-faire professionnel relatifs à  la maîtrise de l'information et documentation. Le Management de l'Information peut encore être défini comme l'ensemble des dispositifs, procédures, savoirs et savoir-faire qu'une entité peut et doit mobiliser pour rendre plus efficace la mise à disposition d'informations appropriées aux individus et aux groupes concernés.

                      Le Management de l'Information consiste en la mobilisation de ressources variées constituant plusieurs facettes d'une même préoccupation, s'informer pour agir et progresser.

                        - Ce sont d'abord et avant  tout des informations, c'est à dire des données factuelles ou analyses de telles données, des opinions, des regards sur les hommes, les choses, le monde; ces informations n'ont d'intérêt que dans leur échange ou partage dynamique au service du progrès.

                        - Ce sont également des documents, traditionnels (articles de journaux, livres, rapports, photographies, ...) ou désormais numériques (pages Web, bases de données, messages électroniques,...); les documents et la documentation constituent la trace concrète, visible de l'échange d'informations et nécessitent des compétences spécifiques pour optimiser la gestion des flux et des stocks.

                        - Ce sont enfin, et de plus en plus, des connaissances, des modèles et lois d'interprétation du réel, c'est à dire des prises de recul par rapport à l'agitation informationnelle; ces connaissances parfois explicites et tracées sont plus souvent implicites, fugaces et constituent désormais l'objet principal de préoccupation des entreprises ou organisations ("knowledge management").

                        Ces diverses ressources de natures et de formes diverses sont désormais "inépuisables" en raison de la puissance des technologies numériques qui permettent l'accès délocalisé à des millions et des millions de sources de par le monde. Elles sont aussi de plus en plus inter-reliées formant à tout moment de nouvelles grappes d'interprétations des choses du monde. Face à cette situation souvent perçue comme inquiétante, deux illusions sont à éviter: d'une part celle d'un approche purement brownienne des flux d'information et documentation conduisant inéluctablement à une certaine forme d'anarchie ou bidonvillisation du dispositif informationnel global, d'autre part, et à l'opposé, celle d'une démarche technocratique d'une gestion de l'information voulant figer dans le marbre (numérique), de façon rigide, hiérarchique, tout ce qui est utile à l'entreprise. Un Management de l'Information efficace réside plutôt dans une combinaison de solutions différentes (organisationnelles, techologiques, humaines, professionnelles,...) avec le souci d'une cohérence globale.

                         Le recours délibéré à des compétences professionnelles spécifiques est à l'évidence l'une des clés essentiels de réussite en matière de Management de l'Information. Trop souvent prévaut malheureusement l'idée que la gestion de l'information, c'est l'affaire de tout un chacun et qu'il n'est pas nécessaire de s'organiser collectivement pour cela. On sait les échecs d'une telle approche: inefficacité globale, gaspillage des ressources, absence de réel partage de l'information, oubli de la capitalisation des pratiques informationnelles, etc. Même s'il n'est pas démontré de façon rigoureuse qu'un Management professionnel de l'Information permet de réduire les coûts, de créer de la valeur, de gagner des parts de marchés,  il est par contre aisé de constater la demande permanente, forte, des responsables des entreprises pour rechercher des solutions, échecs aidant, à leur problème de mauvaise gestion de leurs ressources informationnelles. 

                         La valeur ajoutée d'une approche professionnelle du Management de l'Information réside principalement dans la plus grande efficacité apportée à l'obtention et la mise à disposition des informations utiles avec des effets notables sur la qualité des produits ou services offerts, sur la maîtrise des coûts, sur la réduction des délais des projets, sur la connaissance plus rigoureuse de la concurrence et la maîtrise des risques de toutes natures et d'une manière générale sur le développement des savoirs et savoir-faire avec une bonne perception des évolutions des environnements technologiques, économiques, juridiques, socioliques ou culturels .                        

                        Plus encore, cette valeur ajoutée de l'approche professionnelle du Management de l'Information se caractérise aujourd'hui par une capacité à bien identifier les sources et ressources pertinentes et fiables dans une jungle informationnelle  toujours plus complexe. Elle se caractérise aussi par un apport substantiel en matière d'orientation, de guidage vers ce qui est essentiel (sélection de l'information, construction de cheminements sûrs,...). Elle est encore évidente à travers la démarche de confiance qu'elle instaure, à travers la pérennisation des pratiques, des sources, des procédures, à travers le souci de transversalité qui facilite le partage de l'information utile au sein de l'entreprise ou organisation (avec notamment un souci de valider les langages de spécialité de celle-ci).

                        Les professionnels qui interviennent dans le Management de l'Information peuvent avoir des origines et des formations variées mais de plus en plus le niveau de qualification nécessaire augmente. De nombreuses formations initiales à tous niveaux permettent de disposer de professionnels très bien formés. Par ailleurs la profession a su mettre en place un dispositif de formation continue performant ainsi qu'une démarche de certification de compétences aujourd'hui étendue au plan européen.

                        Mais qui sont ces professionnels du Management de l'Information? Traditionnellement et très largement encore aujourd'hui, ce sont des documentalistes dont le métier, les compétences et les pratiques ont profondément  évolué au cours des deux dernières décennies. Mais de plus en plus, ce sont des professionnels aux profils très variés, aux missions de plus en plus diversifiées. On trouve donc des veilleurs et autres spécialistes de l'intelligence économique, des "recherchistes" et des courtiers en information, des "référenceurs", des producteurs de bases de données, des médiathécaires, des "knowledge managers", des "records managers", des webmasters (ou webmaistres), etc...  sans parler de professionnels traditionnellement assez proches des documentalistes comme les archivistes et les  bibliothécaires spécialisés. Tous ces professionnels, quelle que soit l'appellation retenue, interviennent sur les flux et les stocks d'informations, de documents et/ou de connaissances selon des méthodologies appropriées et toujours en cherchant à répondre au mieux aux besoins variés de clientèles très diversifiées.

                        Il peut s'avérer utile de préciser ici que ces professionnels du Management de l'Information sont amenés à travailler de façon étroite avec d'autres acteurs de l'entreprise avec lesquels des interférences peuvent se produire.

                        En tout premier lieu, on peut mentionner les informaticiens ou responsables des systèmes d'information. Ce sont des experts concepteurs, développeurs et gestionnaires des infrastructures et solutions techniques, permettant la circulation et le partage de l'information. Les professionnels du Management de l'Information sont de plus en plus amenés à coopérer de façon étroite avec les spécialistes de l'informatiques (mise en place de bases de données partagées ou de plates formes internet ou intranet,...), mais ils ou elles auront toujours le souci de rester sur leur terrain , c'est à dire celui de la connaissance des sources et de la mise à disposition de ressources sélectionnées pour répondre à des besoins d'information ou de connaissance.

                        Aux marges du domaine d'intervention des professionnels du Management de l'Information, on trouve un autre territoire professionnel, celui de la communication. Des interférences peuvent aussi exister (notamment dans certaines institutions pour lesquelles la mise à disposition d'information peut s'apparenter à une démarche de communication), mais de façon générale, on est bien en face de deux missions assez différentes avec des approches professionnelles spécifiques.                    

On pourrait encore indiquer de possibles zones de recouvement de compétences (selon les contextes) avec des analystes économiques, juridiques ou financiers, avec des journalistes ou encore avec des formateurs, etc..

                         Pour conclure, on peut dire que le Management de l'information est une nouvelle exigence pour l'entreprise et  pour l'organisation, exigence qui repose sur la nécessité de répondre, de façon efficace, pérenne et collective, à des besoins de plus en plus complexes et qui s'appuie sur des coopérations fertiles entre différentes parties prenantes. Ce Management de l'Information implique désormais le recours à un professionnalisme solide et responsable comme l'affirme de façon claire la Charte de l'ADBS, L'Association des professionnels de l'information et de la documentation. Il ne peut se développer enfin sans une volonté politique lucide et audacieuse de la direction de l'entreprise ou organisation dans le contexte d'une société de l'information qui donne désormais la priorité à la dynamique des connaissances.