PRATIQUE DU MANAGEMENT DE L’INFORMATION

De l’analyse fonctionnelle à la résolution de problèmes

 

Jean MICHEL

 

QUATRIEME PARTIE

 

Constats et propositions

P4a - Fausses bonnes idées en documentation et vrais faux-produits documentaires

P4b - Formation des futurs documentalistes: quelques exemples de démarches pédagogiques

P4c - Propositions pour le développement de l'analyse de la valeur en documentation

 

FP13 - Fiche pratique: Les phrases assassines ou comment tuer l'analyse de la valeur

FP14 - Fiche pratique: Normalisation et analyse de la valeur

 

 

 

 

 

 

            Nombre de professionnels de la documentation et de l'information, nombre de centres ou organismes de documentation peuvent se laisser tenter par des schémas de pensée, très largement répandus dans le milieu, mais qui peuvent avoir des effets désastreux sur la situation même des intéressés et sur celle des unités concernées. En d'autres termes, il faut se méfier des "faux-amis" et savoir en permanence reformuler correctement les fonctions et les contraintes à prendre en compte dans sa démarche de professionnel. Il faut savoir clairement définir le problème que l'on a vraiment à résoudre, sans se précipiter sur les idées à la mode, sans se laisser enfermer dans les schémas éculés et se laisser pièger par les mythes qui règnent dans la profession (comme dans toutes les professions) et sans oublier d'analyser le contexte spécifique dans lequel le problème est posé.

            Les évaluations faites dans différentes unités de documentation, les applications de l'analyse de la valeur réalisées ici ou là, mettent en relief assez logiquement ces fausses bonnes idées, qui conduisent inéluctablement à de "vrais faux produits".

 

1 - Revue de presse ... ou comment accroître la "press...ion" documentaire? 

            Une revue de presse, oui bien sûr, à condition de ne pas obliger l'utilisateur à lire vingt fois plus qu'il n'est en mesure de lire (compte tenu de ses charges de travail et de ses disponibilités en temps) et à condition encore de ne pas reprendre dix fois la même information, sous prétexte que tous les organes de presse en ont parlé. Une revue de presse ne doit pas être une stricte et systématique accumulation de ce que publie la presse.

            Une revue de presse, çà se cible, en contenu informationnel et en modalités de diffusion. Une revue de presse a des fonctions différentes selon les différents contextes d'utilisation. Une revue de presse doit se concevoir à travers un bon cahier des charges fonctionnel, dont les fonctions, les critères et niveaux d'appréciation ou d'exigence sont déterminés en accord avec les cibles stratégiques visées.

 

2 - Bulletin ou "butin" de documentation?

            Le bulletin de documentation apparait souvent comme "LE" produit majeur, existentiel, de nombre d'unités documentaires. C'est le document qui signe l'activité de ces organismes. C'est le produit sacré par excellence.

            Mais, bien souvent, ce bulletin de documentation est plus le "journal de bord" des activités des professionnels de la documentation qu'un produit qui parle vraiment aux utilisateurs. Le bulletin finit par n'être que la trace externalisée des pratiques secrètes des professionnels, une trace qui lève le voile sur ce qui peut être considèré comme le butin de la documentation. Et plus ce butin est riche, se diversifie ou se complexifie, et plus le bulletin devient illisible, indisgeste, inexploitable. C'est, comme on a pu le constater lors de l'évaluation de produits ou unités de documentation, une accumulation de pages de papier, véritable "pudding" documentaire, qui, en aucune façon, ne peut séduire un utilisateur critique.

            Il ne faut donc pas confondre cuisine et gastronomie, description des pratiques et richesses documentaires et information des utilisateurs. Le produit de documentation, appelé bulletin, doit être pensé comme un produit en soi (avec ses fonctions et ses contraintes) qui n'est pas le simple reflet des enregistrements documentaires professionnels.

 

3 - Bulletin de documentation ou "charter" de communication?

            Autre tentation pour les professionnels de l'information et de la documentation: utiliser le produit documentaire comme support de communication avec leurs utilisateurs. Plus exactement, et de façon inconsciente, le bulletin de documentation, dont la fonction principale est de renseigner l'utilisateur sur des nouveautés ou des textes qu'il ne connait pas encore, se transforme progressivement en produit "feuilleté", accumulant des couches fonctionnelles nouvelles, le tout devenant une sorte de "gros porteur-charter" de documentation-communication. Puisque l'on s'adresse à l'utilisateur, pourquoi ne pas en rajouter: les derniers livres acquis par la bibliothèque, les titres des périodiques en langues étrangères, les index thématiques, les dernières nouvelles du centre de documentation,...?

            Cette évolution est lourde de conséquences: le produit perd en force fonctionnelle, son image se dégrade, l'utilisateur décroche et surtout les coûts de fabrication et d'expédition grimpent  (d'autant plus dramatiquement que l'on ne s'en rend pas vraiment compte).

            Là encore, il faut s'efforcer de définir correctement les fonctions attendues du produit , de décider de façon lucide s'il faut faire un ou plusieurs produits et surtout raisonner spécifiquement les besoins de communication entre l'unité documentaire et ses utilisateurs.

 

4 - Documentation d'accumulation ou documentation de pertinence?

            Il est fréquent, dans les structures documentaires, de s'intéresser de façon privilégiée aux processus d'accumulation de la documentation et par conséquent de chercher des solutions aux problèmes de gestion de ces processus d'accumulation. Il va de soi qu'une bibliothèque municipale a, parmi l'ensemble de ses fonctions, celle de constituer des fonds documentaires qui deviennent progressivement un patrimoine. A l'inverse, tel centre de documentation d'une entreprise industrielle a pour objectif d'informer, de renseigner, au moment le plus opportun, les ingénieurs ou cadres de la maison; mais dans ce contexte, il ne lui est pas demandé explicitement de conserver de vastes fonds documentaires. Or, il est frappant de constater, dans les évaluations faites, combien les processus accumulatifs sont obsédants, au point de pervertir les missions ou fonctions des professionnels de la documentation, au point même de faire perdre le sens profond de la notion d'information. La gestion des accumulations (et des stocks) consomment l'essentiel de l'énergie, au détriment d'une implication plus forte dans les contenus même des documents et des informations et dans la fourniture de réponses pertinentes aux vrais besoins des utilisateurs.

            L'exemple des bases de données bibliographiques est révèlateur de ce phénomène. Ces bases de réfèrences sont implicitement considèrées comme devant être accumulatives et les critères de performance retenus sont, par conséquence, le volume global de réfèrences et la croissance annuelle de la base. Mais outre le fait que les êtres vivants ou les structures socio-économiques (ou la bourse) ne connaissent jamais de croissances infinies, on peut se demander si l'utilisateur ne préfèrerait pas une base de données de taille limitée (ne croissant pas) mais hautement pertinente, actuelle, sélective, à une base de données de plusieurs centaines de milliers de réfèrences (sinon plus parfois) dont il sait à l'avance qu'il ne sera satisfait que par un pour cent environ du gisement.

            Qu'est ce, au fond, qu'une base de données? Peut-on en redéfinir précisément les fonctions? Quelles bases doivent-elles être accumulatives et pourquoi? Quelles bases doivent-elles être conçues et gérées selon d'autres principes que celui de l'accumulation?    

            Au fond, la documentation ne serait-elle pas plus sélection ou d'élimination qu'accumulation?

 

5 - Y-a-t-il un pilote dans l'avion "base de données"?

            Conséquence inéluctable du processus accumulatif, la base de données devient lourde à gérer et son développement implique de multiples contributions. Plusieurs co-producteurs se partagent le travail de l'alimentation de la base, cette dernière apparaissant de plus en plus comme une mutualisation du risque documentaire.

            L'évaluation de grandes bases de données documentaires ainsi co-produites fait alors ressortir différents dysfonctionnements. On s'aperçoit, en premier lieu, que la logique du partage du travail l'emporte sur la logique de conception de produit et devient même l'obsession des acteurs du développement (ou plutôt de la croissance) de la base de données, avec apparition de phénomènes de culpabilisation dès lors que les avancées sur le front d'abattage ne sont pas toutes égales. Peu importe de savoir si la base est bien le bon produit, l'essentiel c'est que l'on avance. Par ailleurs, la gestion du processus d'alimentation devient routinière, se sous-traite, se délègue à  l'infanterie documentaire selon des normes plus ou moins explicite; et c'est là que l'on s'aperçoit qu'il n'y a plus d'instance véritable de pilotage stratégique du produit que constitue la base de données: le processus d'alimentation en travail partagé devient auto-justificatif de son développement. De même apparaisent, à ce moment là, de sérieux problèmes de non-qualité: les interprètations des normes ou règles d'alimentation ne sont plus confrontées et de profondes divergences dans la nature même du travail documentaire réalisé surgissent que seul, l'utilisateur final, devant son écran, pourra constater (à son grand désespoir).

            En d'autres termes, il est impératif de considèrer une base de données comme un véritable produit, avec une stratégie clairement explicitée, avec un dispositif de contrôle du maintien du cap (démarche qualité) et avec un management qui ne se dilue pas dans l'émiettement informatisé du travail d'alimentation de la base de données.    

 

6 - Informatiser n'est pas informer!

            Le développement des grandes bases de données et celui des multiples fichiers documentaires est dû à l'émergence, depuis une quinzaine d'années, de l'outil informatique. La plupart des unités documentaires ont fini par s'informatiser, comme tous les autres services ou fonctions dans l'entreprise. Mais si l'on regarde de plus près le phénomène, on s'aperçoit que l'informatique est venue se plaquer sur des pratiques documentaires pré-existantes, améliorant principalement les performances de celles-ci dans les opérations de stockage-retrouvage des documents.

            Pour l'utilisateur, le "plus" évident se situe dans une accessibilité beaucoup plus aisée à un nombre nettement accru de réfèrences documentaires. Par contre, il reste largement déçu par la faible qualité de l'information fournie, par l'absence de démarches d'accompagnement ou de valorisation de cette information  (peu de valeur ajoutée), par des ergonomies de consultation des données souvent déplorables, par des ruptures de charge dans le processus complet d'accès à l'exhaustivité de l'information et de la documentation (accès au document primaire par exemple) ou encore  par  l'absence de dispositifs multi-médias permettant de confronter réfèrences, textes originaux, dessins, schémas, images,...

            Informatiser, c'est bien, mais ce n'est pas suffisant. Informatiser, ce n'est pas informer. L'informatique n'est qu'un outil parmi d'autres, pour satisfaire des besoins d'information. Il faut souvent, après un premier stade d'informatisation d'une unité documentaire, "remettre les pendules à l'heure", reprendre le problème de l'information à sa base, redéfinir les fonctions de la documentation en essayant de faire prendre conscience qu'informatique documentaire (ou informatisation de la documentation) n'est pas synonyme de produit ou service documentaire. Par ailleurs, dans nombre de cas, les investissements dans l'outil informatique sont très largement sur-dimensionnés et les dispositions adoptées peuvent engendrer un sur-coût intolérable au niveau de la fonction technique: le paradoxe serait alors de chercher à désinformatiser pour mieux informer.   

 

7 - Les réseaux ou l'art d'accroître l'entropie documentaire

            Le travail en réseau est une caractéristique intrinsèque des professionnels de l'information et de la documentation. Le travail en réseau apparait, en première analyse, comme une nécessité professionnelle: l'information étant une substance très difficile à obtenir, le réseau est l'instance privilégiée de minimisation du risque de sevrage documentaire. Mais le réseau c'est aussi l'instrument idéal du partage du travail documentaire dont il a été fait état plus tôt. Le besoin de créer des réseaux est donc fort dans la profession: réseau régionaux, nationaux ou internationaux, réseaux sectoriels, réseaux thématiques, réseaux de réseaux,...

            Le travail en réseau est fréquemment décidé au niveau du professionnel de la documentation, sans que ce dernier ait besoin d'en réfèrer à des supérieurs hiérarchiques. Dans certains cas, le réseau devient alors une véritable structure parallèle, renforçant la situation, douteuse, d'extra-territorialité de l'unité documentaire au sein de sa propre organisation.

            L'évaluation de produits documentaires réalisés par de tels réseaux montre les dangers d'un fonctionnement dont on perd progressivement le sens profond pour n'en retenir que le leit-motiv ou le slogan. Le réseau, c'est bien souvent l'aveu même d'une faiblesse de fonctionnement dans l'organisation dans laquelle on s'insère (c'est alors le réseau refuge). Le réseau, ce peut-être aussi une dilution des responsabilités, une sorte de mutualisation du risque informationnel et documentaire (la bouée de sauvetage). Le travail en réseau, c'est enfin du coût (plus ou moins visible ou externalisé), mais c'est de l'argent et du temps dépensé très souvent dans des régulations de fonctionnement du réseau. En d'autres termes, le réseau peut devenir assez naturellement  un dispositif qui dégrade l'énergie du système documentaire (d'où croissance de son entropie) au détriment de l'affirmation de structurations stratégiques fortes.

            Comment donc profiter des avantages du réseau sans en subir les risques ou les inconvénients? La participation à un réseau, pour une unité documentaire, doit répondre à des besoins clairement analysés. Le réseau lui-même doit avoir des fonctions bien identifiées et reconnues. En d'autres termes, l'intérêt d'un travail en réseau est fortement conditionné par l'expression préalable d'une politique et d'une stratégie. 

 

8 - Les nouvelles technologies conduisent-elles toujours à de bons produits documentaires?

            Il est évident que la course aux nouvelles technologies (gestion électronique de documents, videotex, audiotex, CD-ROM, disque optique numérique, hypertexte, système expert) s'accélère et il est non moins évident que toutes les entités documentaires sont confrontées à un grave dilemme: adopter les nouvelles technologies ou végéter archaiquement. Les producteurs de fichiers documentaires investissent dans ces nouveaux outils dont on dit partout qu'ils résoudront tous les problèmes qui freinent aujourd'hui le développement de l'information spécialisée. Sortent aujourd'hui de remarquables disques dont l'usage se popularisent (enfin un peu de ludique dans la documentation!). L'hypermédia fait rêver par les potentialités qu'il sous-tend. Quant à l'archivage électronique, par son extraordinaire puissance d'accumulation (le “toujours plus” documentaire), il ne peut que rassurer l'individu et les groupes humains face au risque de perte de leur mémoire ou de dilution de leur identité.

            Le constat du réel n'est pas aussi satisfaisant. Les nouvelles technologies sont souvent utilisées pour ré-habiller d'anciens produits (conceptuellement mauvais). Elles ne sont pas employées dans ce qui pourrait conduire à de véritables mutations. Elles coûtent souvent fort chères en installation comme en fonctionnement. Et surtout elles engendrent de nouveaux problèmes, aussi difficiles à surmonter que les anciens, ou ne nouvelles contraintes que les concepteurs de produits prennent mal en compte. Ainsi, l'archivage électronique, pour être vraiment efficace, implique un travail très strict de codage en amont des documents, s'il ne veut pas devenir un puits documentaire sans fond. L'hypertexte nécessite de même un investissement important au moment de la création des liaisons entre documents (les boutons). Quant au CD-ROM, s'il n'est employé que simple support ou alternative à la télématique, il peut engendrer de sérieuses insatisfactions: présenter une grande base de données bibliographique multi-sectorielles sur support CD-ROM et vendre à des utilisateurs ce produit, sachant à l'avance qu'ils n'en consommeront pas plus de 5%, n'est-ce pas d'une certaine façon de l'escroquerie (sans compter qu'il faut en outre jongler avec plusieurs disques pour avoir un accès complet à l'information)?

            Un bon produit d'information se détermine prioritairement à partir d'une analyse correcte des besoins des utilisateurs, concrétisée par un cahier des charges fonctionnel rigoureux, qui peut laisser place au choix de solutions basées sur des technologies nouvelles, à condition de pas occulter les limites et les contraintes de celles-ci.

     

 9 - Un grand oublié: le temps en documentation:

            On trouve de façon abondante, dans la littérature spécialisée, des règles relatives à la façon d'organiser le travail documentaire. On trouve dans les unités documentaires de remarquables chaînes de traitement des documents, conformes aux canons professionnels. Quant aux produits documentaires, ils sont bien structurés conformément aux schémas les plus couramment admis: une revue de presse met à disposition des articles de presse, le bulletin signalétique signale des réfèrences bibliographiques, la synthèse documentaire fait le point sur une question, le catalogue annuel des acquisitions informe sur les entrées documentaires dans le fonds.

            Or, un constat assez net ressort, à travers les évaluations AV des produits et pratiques documentaires: la réflexion et les décisions sur ces produits et pratiques privilégient la dimension structurelle de ceux-ci et ignorent quasiment tout de leur dimension temporelle. Pour reprendre une expression déjà ancienne de Pierre Boulez relative à la musique, la documentation est étudiée "hors-temps", alors qu'elle est pratiquée ou consommée "en-temps". Le facteur temps en documentation est le grand absent de la réflexion sur la documentation. Ou plus exactement, c'est une dimension de la documentation dont la non-prise en compte donne naissance à de profonds contre-sens (confusion par exemple entre opportunité d'information et périodicité de diffusion), à l'énoncé d'exigences impossibles à satisfaire (informer tout le monde et surtout tout-de-suite) ou encore à des dysfonctionnements dans les pratiques documentaires (absence de garanties fiables dans les conditions et délais de mise à disposition des documents, sur-coûts  dûs à une non-maîtrise des processus temporels,...).

            Le temps est une caractéristique primordiale de l'information et de la documentation et ce temps est mal étudié professionnellement. A quand un cours sur les temps de l'information et de la documentation? A quand des cahiers des charges fonctionnels des produits et pratiques documentaires affichant de façon consciente le critère "action dans le temps" et retenant des niveaux d'exigence, adaptés aux justes besoins des utilisateurs?       

 

 

 

10 - Etre ou ne pas être...conforme aux normes: that is the question!

            Les normes ont joué et jouent un rôle important dans la documentation. Les normes sont essentielles pour faciliter la flexibilité du système documentaire, pour accroître la mobilité de l'information, pour créer les indispensables compatibilités nécessaires au fonctionnement des fameux réseaux documentaires.

            A maintes reprises, les responsables des unités ou centres de documentation sont amenés à s'interroger sur la nécessité de suivre ou non les normes en vigueur dans la profession. La réponse relève souvent de la méthode Coué: il faut suivre la norme puisqu'une norme est faite pour être suivie! En d'autres termes, il n'y a pas toujours une vision claire de ce que représente un dispositif normatif, pas plus que ne sont perçus clairement les avantages et les inconvénients de l'adoption ou du respect des normes.

            Cette situation peut être lourde de conséquences. Le respect d'une norme par un organisme peut être dans certains cas en contradiction avec les intérêts mêmes de celui-ci  (surtout s'il ambitionne d'innover). Le respect d'une norme peut alourdir considérablement les fonctions techniques internes de l'organisme, s'il doit prendre en compte des contraintes qui n'ont pas lieu de l'être dans son contexte spécifique.  Par ailleurs, le respect d'une norme ne signifie pas automatiquement que l'on atteindra les objectifs de communicabilité et de mobilité fixés: la norme peut avoir dans certains cas, un effet inverse de brouillage du sens, de complexification des procédures (par excès de zèle des normalisateurs).

            La question peut donc être reformulée de la façon suivante: quel est le niveau juste nécesaire de respect des normes que j'ai intérêt à adopter dans le contexte précis de mon entité ou produit documentaire? L'analyse économique et fonctionnelle des conséquences de ce choix est indispensable.

            Quant à la production des normes, il est clair qu'une démarche fonctionnelle ou exigentielle peut aider à concevoir des normes qui permettent d'atteindre des objectifs raisonnables, dans un contexte économique donné, nécessairement contraint.

 

11 - De l'objectivité ou neutralité en documentation

            Des règles déontologiques précisent que les professionnels de la documentation doivent agir avec le plus grand souci de l'objectivité des informations communiquées, avec la plus grande neutralité dans le choix des documents transmis. Ces règles étant bien admises, les évaluations des entités documentaires font ressortir cependant une profonde incompréhension entre utilisateurs et documentalistes à propos du degré d'engagement des professionnels de l'information dans les produits communiqués et les services rendus. Pour nombre d'utilisateurs, notamment dans les organisations productives, on aimerait obtenir du profesionnel de la documentation quelque chose de plus que la simple transmission de documents; on aimerait être conseillé, guidé, orienté; on aimerait pouvoir disposer de produits à plus haute valeur incorporée; on aimerait savoir si vraiment les documents communiqués valent la peine d'être lus. Dans certains situations, la demande sur le professionnel de l'information peut aller jusqu'au conseil, voire-même jusqu'au renseignement (ou espionnage de la concurrence).

            La question du degré d'engagement du professionnel dans l'information qu'il communique ne peut pas être écartée d'emblée sous prétexte que déontologiquement ça ne se fait pas.  Ce serait du reste suicidaire pour le professionnel de la documentation de se réfugier dans une sorte d'indifférente et extra-territoriale neutralité sur l'information. Sa mission, ses fonctions, impliquent qu'il réponde aux attentes de son commanditaire et de son utilisateur et en particulier qu'il se prononce sur l'intérêt et la valeur stratégique des informations ou documents communiqués.

            Par ailleurs, cette recherche de la stricte neutralité ou objectivité est dès le départ vouée à l'échec, dès lors que les procédures mêmes de sélection et d'acquisition des informations et des documents sont fortement empreintes de subjectivité, voir d'intentionalités fortes (pensons au système des index de citations ou aux réalités des démarches d'alimentation des grandes bases de données américaines).

            En d'autres termes, sachons déterminer lucidement, clairement, pour les fonctions de service à satisfaire en documentation et dans les contextes spécifiques concernés, les niveaux d'appréciation pertinents relatifs au critère "degré d'engagement ou d'implication du professionnel de l'information" : c'est sur ce critère que peut se nouer un dialogue intéressant et fructueux (établissement d'un contrat) entre décideur ou utilisateur d'une part et professionnel de la documentation d'autre part.  

 

12 - A la recherche du sens profond de l'emballage et du plaisir

            La documentation développe ses fonctions de service et notamment ses fonctions d'usage avec une rare conscience professionnelle (elle développe malheureusement aussi beaucoup trop de fonctions techniques, mais celà est une autre affaire). Ainsi donc, bases de données, bulletins documentaires, diffusions sélectives de l'information et autres circulations de périodiques (en étoile ou en marguerite) sont régulièrement fournis aux utilisateurs et de ce point de vue, la satisfaction est généralement grande.

            L'examen approfondi de nombreux produits et services documentaires montrent que les insatisfactions ne sont pas toujours là où les attendaient les documentalistes. Ces insatisfactions ("décalées") sont parfois si fortes qu'elles conduisent à rejet du produit ou du service, quant elles n'engendrent pas une image très négative sur l'unité documentaire et sur la profession. Le reproche porte en effet sur l'absence de fonctions d'estime, autour ou en plus des fonctions d'usage: le produit est mal présenté; il est trop lourd, trop gros; l'information est diluée dans le papier; l'ergonomie des écrans du produit vidéotex ou de la base de données internes est terriblement pauvre; les indications complémentaires permettant d'aller plus loin dans la recherche de l'information sont chichement dispensées; le titre même des produits n'est pas attractif ou reste sans imagination ("La lettre de la Doc", "Doc ad-hoc", "Bulldoc",...); les préoccupations techniciennes (les chaînes documentaires) s'imposent à l'utilisateur qui recherche plutôt du sens et de la pertinence; on oublie que l'utilisateur peut avoir envie de charger l'information sur son ordinateur personnel; l'accès aux documents pertinents s'apparente à un jeu de piste (ou jeu de l'oie) quand ce n'est pas un véritable parcours du combattant,...Caricatures certes, mais réalités aussi, qui démontrent que l'on ne satisfait pas son utilisateur en faisant seulement un strict travail de technicien de la documentation. L'utilisateur a aussi besoin de signes, de symboles, d'images, de confort, d'ergonomie, de plaisir, de satisfactions ludiques. Il réclame aussi de bons emballages de l'information et de la documentation; il veut des modes d'emploi, simples, clairs; il aspire à recevoir un service complet, avec des fonctionnalités satisfaisantes d'explication, d'illustration, de protection, de maintenance, de communication que le professionnel de la documentation ne peut plus ignorer aujourd'hui.

            Sachons donc bien analyser et ré-introduire toutes ces fonctions d'estime dans les produits et services documentaires.

 

13 - Service et/ou promotion: comment toucher son marché et créer son image?

            Un bon centre de documentation, de bons professionnels de l'information ont-ils besoin  de faire de la publicité? Les produits et services de documentation sont-ils à ce point  suffisamment définis et impatiemment attendus pour qu'ils puissent dispenser de tout effort de promotion?

            Ces questions sont posées dans différentes unités documentaires qui ont procédé à des évaluations. Les applications de l'analyse de la valeur font ressortir une terrible réalité: les centres de documentation et les documentalistes sont souvent très mal connus, quant ils ne sont pas ignorés par 80 à 90% du reste de l'entreprise ou de l'organisation. Métier obscur et ingrat que celui de la documentation. Or paradoxalement, les 10 à 20% d'utilisateurs identifiés avouent assez fréquemment être pleinement satisfaits des services rendus (mais ignorent aussi bien souvent qu'ils pourraient obtenir autre chose). Mais ces utilisateurs privilégiés ne contribuent pas nécessairement à une reconnaissance sociale ou collective de l'existence et de l'utilité de la structure documentaire. En d'autres termes, deux problèmes spécifiques se posent: d'une part comment toucher la grande masse des non-utilisateurs et d'autre part comment convertir un ensemble disparate de micro-satisfactions en une macro-reconnaissance?

            Le marketing de la structure documentaire s'impose à l'évidence. La promotion des produits et services rendus est une stricte nécessité. Il faut que les professionnels de la documentation soient conscients  de celà et abandonnent le schéma mental selon lequel, il suffit de rendre le service (ou produire produit documentaire) pour être connu et reconnu.

  

14 - La documentation, çà doit coûter cher et ça doit être gratuit!

            Parmi les nombreuses fausses bonnes idées sur la documentation, celles relatives aux aspects économiques sont les plus difficiles à retourner, et celà d'autant plus que la culture économique des professionnels du domaine reste balbutiante, au même titre que sont péremptoires les affirmations des utilisateurs face au coût de l'information. Tour à tour, on peut entendre que la documentation, çà coûte cher (surtout quand elle apparait comme une ligne dans une comptabilité analytique et même si les ordres de grandeur en font ressortir le côté très marginal), que ça n'a pas de prix (puisqu'on ne peut pas en apprécier l'impact économique) , que c'est trop cher pour ce que ça vaut ou encore que ça devrait être gratuit au même titre que l'air que l’on respire est gratuit.

            La connaissance des coûts réels de la documentation est incomplète. Les centres de documentation ont du mal à déterminer des coûts moyens significatifs. Quant aux tarifications des prestations documentaires, elles restent soit très aléatoires, soit trop éloignées des perceptions par l'utilisateur des avantages qu'il peut en avoir.

            Dans ces conditions, que dire d'un coût moyen de 500 francs pour l'introduction d'une réfèrence dans une base de données bibliographiques? Que dire du coût moyen de 50 francs pour la production d'un bulletin mensuel de documentation? Que penser de la situation d'une base de données dans laquelle les coûts de traitement informatique représentent 90à 95% du coût total de fonctionnement de la base? Que penser, dans une chaîne documentaire, d'un coût moyen de traitement d'un document qui représente 40% du coût moyen d'acquisition?

            Peut-on définir des produits et services documentaires à coût-objectif fixé, permettant de viser un prix de consultation compatible avec la solvabilité des cibles visées? Peut-on réfléchir à des produits à haute valeur ajoutée, dont le coût de réalisation serait nécessairement plus important que celui des produits traditionnels, mais dont le prix serait alors nettement supérieurs à ceux des services connus?

            La réponse à ces questions supposent un important travail d'analyse sur les coûts et les prix en matière d'information et de documentation.

 

 

 

 

 

 

            Si l'analyse de la valeur  a été introduite plus facilement en formation continue (l'ADBS, Association française des documentalistes et des bibliothécaires spécialisés ayant fait figure , en la matière, de précurseur et de leader), l'AV fait néanmoins l'objet aujourd'hui de cours dans divers établissements formant des documentalistes et autres professionnels de l'information.

            Des enseignements sont assez largement dispensés, en France, à des étudiants de divers IUT (Carrières de l'information), de l'Ecole des bibliothécaires documentalistes, de l'IRTD (Institut régional des techniques documentaires), de diverses maîtrises  en sciences de l'information, de l'ENSSIB (Ecole nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques) ou de l'INTD (Institut national des techniques documentaires) ou encore de certains DESS (Institut d'études politiques). L’Ecole supérieure d’information documentaire (ESID),  à Genève, organise de même pour ses étudiants un séminaire de trois jours consacré à l’AVID. Les préparations au CAPES de documentation sont également concernées. Ces sensibilisations à l'analyse de la valeur, à ses concepts, ses outils et ses règles du jeu, restent légères - ce qui est un choix tout-à-fait pertinent - , mais dans certains cas les établissements vont au delà du cours didactique et offrent à leurs étudiants de mettre en application la méthode.

           

            Les exemples présentés plus loin sont une sélection  de démarches pédagogiques intéressantes, pouvant être transposées dans de nombreuses autres institutions.

 

 

1 - INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TOURS

            DEPARTEMENT CARRIERES DE L'INFORMATION

 

1-1. LE COURS D'ANALYSE DE LA VALEUR

            Le cours s'adresse à des étudiants de deuxième année (BAC +2), ainsi qu'aux étudiants dits d'année spéciale (recrutement sur dossier, avec un niveau de maîtrise).

            L'enseignement s'articule avec les autres enseignements dispensés au sein du département "Carrières de l'information" et notamment avec l'enseignement d'analyse systémique, pièce essentielle du dispositif pédagogique de l'IUT. L'objectif du cours consiste à sensibiliser les étudiants futurs professionnels

             - d'une part à l'esprit et aux outils de l'analyse de la valeur,

            - d'autre part à l'analyse fonctionnelle et au cahier des charges fonctionnel,

            - enfin à la créativité et aux techniques de recherche de solutions.

            On souhaite faire raisonner les étudiants en termes de besoins à satisfaire, de produit à concevoir et de service à rendre en essayant de leur faire prendre conscience des mécanismes de groupe en  conception de produit et en insistant sur la nécessité de ne pas aller trop vite vers les solutions.

            Le cours magistral comporte trois séances de deux heures trente, pour l'ensemble de l'effectif (2ème année et année spéciale), les séances étant réparties à raison d'une tous les 15 jours. Les thèmes successivement traités sont l'analyse de la valeur (présentation générale, concepts, outils, procédures), l'analyse fonctionnelle (et l'élaboration du CdCF) enfin  les techniques de créativité et leurs applications aux produits et services de documentation.

 

1-2. LES TRAVAUX D'APPLICATION EN GROUPES

            Un travail collectif est demandé, en complément, aux étudiants de l'année spéciale (environ 25 étudiants). Par groupe de 5 à 6 personnes, ils ont à établir des cahiers des charges fonctionnels de futurs produits d'information. Le travail est à réaliser entre la 1ère et la 3ème séance du cours magistral (soit une période d'un mois). Deux séances de trois heures sont prévues pour valider deux étapes successives de l'élaboration des cahiers des charges fonctionnels. La pédagogie active utilisée, basée sur l'analyse des erreurs ou des difficultés, nécessite une forte implication des étudiants.  Ces derniers ont besoin d'une dizaine d'heures  environ de travail, non encadré, pour la réflexion collective et l'élaboration des textes de synthèse.

            Pour chaque sujet AV retenu, il est demandé aux étudiants d'établir les CdCF, en suivant les étapes du plan de travail AV. Plus précisément, on leur demande de:

            - reformuler le problème posé, le besoin sous-jacent et les limites de l'action;

            - déterminer le plan d'action pour l'étude du problème;

            - définir et préciser le besoin de base;

            - déterminer et préciser la cible visée (caractéristiques, segmentation,...);

            - analyser l'environnement et  le contexte à prendre en compte;

            - lister les contraintes ou limitations à considérer;

            - déterminer les fonctions de service attendues, en précisant les fonctions d'usage et les fonctions d'estime, les fonctions principales et les fonctions complémentaires;

            - déterminer pour les diverses fonctions de service les critères et niveaux d'appréciation

            - d'énoncer de grandes alternatives ou principes de solutions.

            Le premier rendu des étudiants porte sur les étapes amont, le second, plus complet, reprend celles-ci et développe l'analyse fonctionnelle. On insiste fortement pour que ne soient pas énoncés des solutions (ce qui oblige les étudiants à un effort d'abstraction assez difficile).

 

1-3. LES SUJETS A TRAITER

            Quatre des thèmes ou sujets suivants sont proposés aux groupes d'étudiants, pour la réalisation des cahiers des charges fonctionnels.

           

            a) Etablir le cahier des charges fonctionnel d'un dispositif collectif (ou produit) d'information mutuelle des étudiants de l'année spéciale pour tout ce qui a trait aux outils, méthodes et procédures de traitement de l'information et de la documentation spécialisées. Ce dispositif (ou produit) devrait être un moyen de partage des connaissances. Il devrait être alimenté et mis en oeuvre par les étudiants eux-mêmes. Il pourrait être l'esquisse d'un dispositif à préconiser dans des entreprises pour faciliter l'échange d'informations et d'expériences entre spécialistes d'un même domaine (appropriation collective de l'information). Il convient de bien prendre en compte les spécificités du groupe cible et celles du métier concerné.

 

            b) Etablir le cahier des charges fonctionnel d'un guide de présentation de services, largement diffusable, et présentant les modalités d'accès aux ressources d'information et de documentation spécialisées (professionnelles) dans la région de Tours. On vise plus particulièrement les entreprises, les sociétés de service et l'enseignement supérieur. Ce guide pourrait recevoir des financements du Conseil Général et du Conseil Régional. Il devrait présenter une image dynamique des activités d'information et de transfert de technologie de la région

 

            c) Etablir le cahier des charges fonctionnel d'un produit ou service vidéotex à destination des personnes de la région de Tours (élargie), parents, enfants, étudiants et enseignants, visant à les informer sur les possibilités d'études à l'IUT de Tours. Le produit devrait les inciter à inscrire des bacheliers d'un certain profil à l'IUT. Le produit sera plus particulièrement analysé pour le secteur des carrières de l'information. Le CdCF tiendra compte des spécificités locales et régionales et devra être orienté "grand public".

 

            d) Etablir le cahier des charges fonctionnel d'un produit d'information-communication présentant les atouts des diplômés de l'IUT de Tours (Carrières de l'information) et notamment ceux issus de l'année spéciale. Cet outil devrait faciliter la reconnaissance de cette formation, tant dans la région, qu'au plan national, auprès des employeurs comme auprès des professionnels de la documentation. Il devrait aussi faciliter le recrutement d'étudiants de bon profil et aider au placement des diplômés. Ce produit devrait pouvoir être valable pour une période de 3 à 4 ans environ.

 

            e) Etablir le cahier des charges fonctionnel d'une revue de presse à destination des enseignants et responsables de l'IUT et relatives aux évolutions dans le domaine de l'enseignement supérieur, plus particulièrement dans le secteur des sciences et techniques de l'information. On attache de l'importance à l'objectif de recherche d'homogénéité d'information des divers formateurs, en visant le développement d'une connaissance collective. On insiste sur la prise en compte des conditions spécifiques de l'IUT et de celles des enseignants.

 

            f) Etablir le cahier des charges fonctionnel d'une lettre d'information pour les étudiants et enseignants de l'IUT et présentant de façon régulière (mais surtout opportune) diverses informations relatives à la vie de l'établissement et aux faits marquants. La lettre devrait permettre à chacun d'être présent dans l'évènement, voir de l'anticiper. On insiste sur la nécessité de disposer d'un produit léger, facile à réaliser et on essayera de concevoir quelque chose pouvant intéresser vraiment les diverses populations concernées.

 

            g) Etablir le cahier des charges fonctionnel d'un dispositif  ou service d'information et/ou de conseil permettant aux jeunes diplômés de l'IUT de s'insérer de façon aisée dans la vie professionnelle et de se développer professionnellement en début de carrière. Le service est limité aux étudiants et aux jeunes diplômés et doit prendre en compte des aspects de préparation à l'emploi, de recrutement et de formation premier poste. Le service peut être fourni par l'IUT, par l'Association des Diplômés, par la Chambre de Commerce et d'Industrie ou par une société privée (existante ou à créer).

 

            h) Etablir le cahier des charges fonctionnel d'un produit ou service d'information permettant de renseigner des dirigeants d'entreprises, des ingénieurs et des cadres, des documentalistes, des jeunes de l'enseignement supérieur sur l'offre de formation, en France et en Europe, relative à la maîtrise stratégique de l'information et au management des systèmes d'information. On vise des formations de haut niveau. On s'adresse à des sociétés, plutôt de taille importante, ouvertes sur l'international. On souhaite se démarquer des produits présentant les formations plus traditionnelles de conservateurs ou de documentalistes. Les entreprises visées pourraient avoir besoin de former certains de leurs cadres à cette discipline particulière. On sait par ailleurs que le marché est étroit et exigeant.

 

            i) Etablir le cahier des charges fonctionnel d'une unité de documentation spécifique d'un établissement d'enseignement supérieur formant aux carrières de l'information (l'IUT de Tours par exemple). On souhaite bien cerner ce qui pourrait faire la différence entre un centre de documentation classique et une unité intégrée à une formation aux métiers de l'information et de la documentation.  On souhaite des principes fonctionnels largement diffusables, transposables, de façon à pouvoir obtenir un financement du Ministère de l'Education Nationale (expérience pilote). Le dispositif doit toutefois rester adapté aux contraintes spécifiques des établissements de formation.

 

            j) Etablir le cahier des charges fonctionnel d'un produit ou service d'information permettant d'exploiter et de valoriser les travaux ou mémoires faits par les étudiants de l'IUT (Carrières de l'information). La cible n'est pas défini à priori, mais devra être précisée (étudiants, entreprises, professionnels de la documentation,...). On souhaite se démarquer d'une classique banque de données. L'utilisation, à des fins démonstratives, de technologies nouvelles ou d'avant garde pourrait être appréciée. Toutefois le coût du service doit rester bas.

 

1-4. EVALUATION DE L'ACTION

            Ce travail collectif et progressif permet de faire comprendre aux étudiants les logiques spécifiques de la création de produits d'information. Il met en relief les sérieuses lacunes dans le domaine du travail de groupe, dans la conduite de projet, dans la recherche de l'information pertinente et dans les aptitudes à bien cerner un sujet d'étude. Des apports méthodologiques sont faits sur ces différents points.

            L'analyse fonctionnelle, parcequ'elle nécessite une solide rigueur  dans le raisonnement sur les besoins, sur les utilisateurs, sur les cibles, sur les contraintes et sur les fonctions, apparait comme une démarche pédagogique essentielle dans la formation d'un professionnel de la documentation.

 

2 - ECOLE DE BIBLIOTHECAIRES DOCUMENTALISTES

 

2-1. LE COURS DE SENSIBILISATION A L'ANALYSE DE LA VALEUR

            Le cours s'adresse à des étudiants de deuxième année (BAC +2) et s'articule avec d'autres enseignements relatifs à la gestion des unités documentaires. Il a pour objectif de familiariser les futurs professionnels avec l'état d'esprit AV et de les sensibiliser au côté très opératoire de certains concepts (besoins et fonctions notamment). On cherche à l'occasion à faire penser les étudiants en termes de produit à concevoir et de service à rendre en les amenant à prendre de la distance par rapport à  leurs pratiques de techniciens de la documentation.

            Le cours comprend une première séance de présentation didactique (succinte) de la méthode de l'analyse de la valeur (3 heures). Un travail personnel est alors demandé aux étudiants à l'occasion de leur stage (février, mars). Une deuxième séance de 3 heures permet de rendre, en les commentant, les travaux personnels. Une consolidation des concepts est proposée aux étudiants sur la base des erreurs ou difficultés rencontrées dans le petit travail d'analyse de la valeur. Au cours de la deuxième séance sont également présentés des cas récents d'application de l'analyse de la valeur à des produits documentaires.

 

2-2. LE TRAVAIL PERSONNEL A REALISER

            A l'occasion du stage, les étudiants doivent faire une évaluation ou analyse fonctionnelle d'un produit ou service d'information ou de documentation de la société, organisme d'accueil. Cette courte étude doit se concrétiser par un texte, de l'ordre de cinq pages, mini- rapport de stage. Ce texte, constituant une évaluation du produit étudié ou en présentant le cahier des charges fonctionnel, doit avoir des qualités de présentation, de méthode, de rigueur intellectuelle et doit clairement détailler les phases de l'analyse fonctionnelle. Le choix du sujet AV étudié est laissé libre, mais on recommande de ne pas travailler sur des produits ou services trop importants (éviter la Très Grande Bibliothèque ou la base internationale et multidisciplinaire de données scientifiques et techniques).

            La présentation des résultats de cette analyse fonctionnelle doit suivre le plan suivant:

            - identification et présentation de la société: nom, taille, localisation, secteur d'activités, caractéristiques ou originalités, ...;

            - description sommaire du produit ou service d'information ou de documentation choisi: intitulé, nature, consistance, caractéristiques particulières,...;

            - détermination de la cible visée: utilisateurs réels et potentiels, caractéristiques particulières, nombre de personnes concernées, hiérarchisation,...;

            - grandes contraintes externes à respecter, imposées par la direction de la société ou par l'environnement, limitations voulues dans la conception du produit;

            - analyse descriptive des diverses composantes du produit ou service, en précisant leurs fonctions élémentaires et éventuellement leurs coûts;

            - détermination des fonctions de service : fonctions d'usage, fonctions d'estime et fonctions contraintes du produit ou service choisi (quels effets cherche-t-on à obtenir à travers ce produit? quels services rend-on et à qui?);

            -valorisation des fonctions de service: hiérarchisation ou pondération;

            - pour les fonctions de service principales, détermination des critères et niveaux d'appréciation retenus;

            - pour ces diverses fonctions et pour le produit en général, énoncé de quelques voies d'amélioration du produit ou service.

 

 

2-3. EVALUATION DE L'ACTION

            Le travail des étudiants est souvent d'excellente qualité, ce qui prouve, à l'occasion la motivation des jeunes pour ces approches plus managériales que techniciennes. L'exercice met en relief des différences substantielles dans les aptitudes professionnelles des étudiants.

            Ce travail demande un effort certain aux étudiants, les oblige à se poser de bonnes questions et à en poser de plus critiques encore à leurs responsables de stage.

            Les principales difficultés rencontrées réside dans le choix du sujet à traiter (ou placer la frontière de l'étude), dans la détermination des cibles visées (et des priorités) et surtout dans l'analyse fonctionnelle pour certains étudiants qui ne parviennent pas à mettre en relief des gestes professionnels avec des besoins ou attentes des utilisateurs. La deuxième séance de cours a alors pour objectif, partant de ces constats, de préciser les concepts de fonction, de contrainte, de critère et niveau d'appréciation.

 

 

 

 

3 - INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DOCUMENTAIRES

 

3-1. LE COURS DE CONDUITE DE PROJET ET D'ANALYSE DE LA VALEUR

            Le cours s'adresse à l'ensemble des étudiants de l'INTD. Il prévoit une approche en deux temps:

            - en début de scolarité, une initiation aux méthodes de la conduite de projet, introduisant des travaux en petits groupes, intitulés "opérations de communication";

            - en milieu d'année, une sensibilisation à l'analyse de la valeur et à  l'analyse fonctionnelle, avec un petit travail dirigé d'évaluation d'un bulletin documentaire.

            Des enseignements de gestion sont également dispensés aux étudiants notamment pour les armer dans les chiffrages économiques. 

           

3-2. LA PREPARATION A LA CONDUITE DE PROJET

            Les opérations de communication consistent en travaux en petits groupes (de l'ordre de trois personnes), visant à établir des cahiers des charges fonctionnels de produits ou services à créer pour améliorer la communication générale de l'INTD avec son environnement. Ces opérations doivent s'inspirer des démarches de conduite de projet et de résolution de problèmes. Des textes sont demandés aux étudiants et des soutenances devant jury sont organisées.  Certains travaux aboutissent à des réalisations réelles, d'autres restent à l'état de projets.

            L'objectif de ces opérations de communication est de familiariser les étudiants avec les démarches de conception de produits, en les forçant à raisonner en termes de cibles, de besoins, de fonctions, de contraintes, de critères et de niveaux d'appréciation. On essaye de leur faire prendre conscience de l'importance de la méthode de conduite de projet, de la nécessité de respecter différentes phases dans l'étude du problème et de bien conserver le cap de la mission imposée. L'évaluation des conséquences économiques est demandée. Enfin, on attend des étudiants qu'ils sachent formuler différentes variantes à proposer au décideur (le client ou commanditaire du projet étant généralement le Directeur de l'INTD).

            La sensibilisation préalable aux méthodes de conduite de projet et de résolution de problèmes (trois heures) met l'accent  sur les points suivants:

            - notions de projet et de conduite de projet;

            - distinction des missions de programmation, de conception, de réalisation;

            - acteurs concernés par le déroulement du projet;

            - systèmes de décision et de responsabilité autour du projet;

            - temps, échéances, délais;

            - plan de travail: les étapes du processus de conception;

            - coût de la conception et coût du produit;

            - besoins , fonctions et produits;

            - cibles d'utilisateurs;

            - analyse fonctionnelle;

            - présentation des résultats et communication du projet;

            - évaluation du projet;

            - dysfonctionnements dans les projets et les missions de conception.

 

3-3. LES OPERATIONS DE COMMUNICATION

            Sont proposés aux étudiants des sujets tels que les suivants, pour lesquels on attend d'eux une stricte analyse du contexte et des besoins, l'élaboration d'un bon cahier des charges fonctionnel et une étude de faisabilité technique et économique:

 

            - plaquette de présentation de l'INTD;

            - communication des Ecoles d'ingénieurs: transfert possible à l'INTD;

            - opérations de formation continue montées par l'INTD;

            - valorisation des travaux d'étudiants;

            - relations avec les organismes accueillant des stagiaires;

            - relations avec la presse (sur la profession);

            - lettre d'information des enseignants, anciens élèves, associations,...;

            - sigle, logo et slogan;

            - participation à des colloques et salons;

            - organisation de journées d'étude à thèmes;

            - cocktail de remise de diplômes;

            - organisation d'un salon avec des exposants;

            - relations entre la direction de l'INTD et les étudiants;

            - valorisation des promotions sortantes;

            - promotion de l'INTD parmi les jeunes universitaires scientifiques;

            - promotion de l'INTD dans le Conservatoire National des Arts et Métiers;

            - présence de l'INTD sur des services télématiques et téléphoniques;

            - relations de l'Institut avec les enseignants;

            - stimulation de l'emploi: relations avec les agences et les recruteurs;

            - promotion du bulletin documentaire de l'INTD;

            - politique contractuelle d'études multi-clients.

             

3-4. EVALUATION DE L'ACTION

 

            Ces opérations de communication motivent fortement les étudiants qui apprennent, à cette occasion, à agir en véritables professionnels concepteurs. L'analyse de la valeur et la conduite de projet fournissent un cadre méthodologique efficace et pédagogique. En dépit du temps relativement court passé par les étudiants à l'INTD (et donc malgré une charge de travail importante), des progrès substantiels ont été réalisés, concernant autant les étudiants que l'institution INTD.

 

 

 

 

 

 

4 - TRAVAIL D'EVALUATION DES BESOINS EN INFORMATION

            NIVEAU MAITRISE (OU SUPERIEUR)

 

            On demande aux étudiants d'une formation supérieur (BAC +4 ou plus) de procéder à une évaluation des besoins et pratiques des personnels (dirigeants, cadres et autres) de la société au sein de laquelle ils effectuent leur stage. Ce travail d'analyse, préalable à une évaluation du centre de documentation ou des unités documentaires de la société pour déterminer le degré d'adéquation de l'offre de services aux besoins exprimés, doit s'appuyer sur un questionnement des divers personnels, sur l'étude des rapports ou documents existants sur le sujet  et peut nécessiter un certain travail de groupe.

            On attend un texte de synthèse qui doit permettre de se faire une opinion d'ensemble sur les besoins en information spécialisée et mettre en relief une typologie fonctionnelle de ces besoins et pratiques. On suggère la grille d'étude ou d'enquête suivante.

 

            a) Rassembler des données et des documents sur les besoins et pratiques d'information et documentation au sein de la société:

                       - pour les diverses unités opérationnelles ou fonctionnelles;

                       - pour les divers métiers représentés;

                       - pour les individus concernés.

 

            b) Identifier des besoins qui sont satisfaits:

                       - soit par les unités documentaires existantes au sein de la société;

                       - soit par d'autres moyens, internes ou externes.

 

            c) Préciser les diverses natures d'informations recherchées et les divers types de supports souhaités (livre, périodique, copies,...).

 

            d) Préciser les critères et niveaux d'appréciation du service à rendre en matière d'information: par exemple, délais de mise à disposition, degré d'extension du champ à couvrir, degré de précision de l'information, degré de validation (ou de confiance), degré de confidentialité, conditions d'accès, etc...

 

            e) Préciser également les temps ou moments et les lieux des pratiques d'information utile: à quels moments souhaite-t-on disposer de la bonne information? Existe-t-il des rythmes ou périodicités appropriés pour les démarches d'information? Où souhaite-t-on disposer de l'information utile (à son bureau, au centre de documentation, à son domicile, au restaurant ,...)?

 

            f) Quelles activités précises impliquent-elles mobilisation d'informations pertinentes particulières? Quelles informations pour quoi faire, pour quelles fonctions?

 

            g) Cerner les difficultés rencontrées dans l'obtention des informations et documentations pertinentes.

 

            h) Hiérarchiser également les besoins en information: besoins vitaux ou stratégiques (service indispensable), besoins accompagnant les activités en cours, besoins moins essentiels liés, par exemple, au développement personnel, à la mise à jour de connaissances,...

 

            i) Les pratiques d'information ou de documentation sont-elles plutôt individuelles ou existent-ils des démarches collectives de mobilisation de l'information?

 

            j) Quelles évolutions des sociétés et des métiers ont-elles entraîné de nouvelles pratiques ou de nouveaux besoins d'information dans le passé? Quelles évolutions futures peuvent-elles modifier les besoins et pratiques d'information?

 

 

5 - EXEMPLE D'UN TEST DE CONNAI)

 

            Un contrôle de connaissances relatif à l'analyse de la valeur est fait dans une formation supérieure de documentalistes. Cinq questions (parmi une liste de dix) sont proposées aux étudiants.

 

            a) Donner les fonctions de service principales qui caractérisent et différencient des organismes suivants:

                        - un service d'archives d'une entreprise,

                        -une bibliothèque universitaire,

                        - un courtier en information (ARIST par exemple),

                        - un CDI d’un lycée ou collège,

                        - un service de veille technologique,

                        - l'INIST, en France.

             Donner sous forme de pourcentages ou de pondérations appropriées un classement ou ordonnancement  des fonctions dans les différents cas. Expliquer les choix.

 

            b) Donner des exemples de fonctions de service (usage et estime), de fonctions contraintes et de fonctions techniques d'une unité de documentation.

             Donner pour une ou plusieurs fonctions de service des exemples de caractérisation  en critères et niveaux d'appréciation de ces fonctions.

 

            c) Etablir les lignes générales d'un cahier des charges fonctionnel pour un futur CD-ROM, destiné à un vaste public de professionnels de la documentation, présentant un large ensemble de ressources documentaires multisectorielles  et de compétences françaises en matière de collecte, traitement, conservation et diffusion de l'information spécialisée.

 

            d) Imaginer les grandes lignes d'un cahier des charges fonctionnel d'un service vidéotex présentant les ressources d'une unité documentaire d'un établissement d'enseignement  supérieur.

            Quelles fonctions complémentaires, optionnelles, pourrait-on vouloir incorporer dans le futur service, en plus des fonctions principales relatives à la documentation.

 

            e) Enoncer des critères et niveaux d'appréciation de fonctions de service principales relatives à une revue de presse diffusée au sein d'un cabinet ministériel.

            Enoncer de même des critères et niveaux d'appréciation pour des fonctions relatives à une lettre d'information ou communication interne, tous publics, d'une société de mille personnes du secteur tertiaire non concurrentiel. 

 

            f) Donner la composition adéquate ou idéale d'un groupe de travail d'analyse de la valeur pour l'étude des possibilités d'amélioration d'un bulletin de documentation d'un centre national sectoriel de recherche, diffusé dans de multiples unités décentralisées de cet organisme.

 

            g) Donner les grandes lignes d'un plan de travail d'une étude AV visant à améliorer une banque de données d'un organisme public spécialisé dans l'information économique.

            Préciser les tâches particulières à accomplir dans la conduite de ce projet d'étude.

 

            h) Le coût d'entrée d'une référence dans une base de données documentaires particulière d'une société donnée  est estimée, globalement, à 480 unités monétaires. Ce coût se décompose de la façon suivante:

                        -informatique (logiciels, temps machine,...)               150

                        -catalogage                                                                         60

                        -analyse et indexation                                                     130

                        -saisie                                                                                              50

                        -vérifications et controle                                                    50

                        -sorties papier particulières                                             40

              En s'inspirant des principes de l'analyse de la valeur, quel jugement porter sur ces données et selon quels axes de travail orienter une éventuelle action AV de réduction de coût. Définir à cette occasion les fonctions de service et les fonctions contraintes d'une référence bibliographique dans une base de données.

 

            i) Identifier de grands principes (ou alternatives) de solutions pour répondre à la fonction de service suivante: contribuer à consolider, par des processus de maîtrise de l'information et de la documentation, la formation de futurs documentalistes dans une Ecole professionnelle ou un Institut universitaire de formation des maîtres.

 

            j) Utiliser la technique des matrices de découverte pour identifier de nouvelles idées de supports-produits d'information combinant différentes technologies et visant la cible des étudiants.

 

 

 

 

 

 

            L'analyse de la valeur est désormais une méthode bien connue de tous les milieux industriels et tertiaires. Depuis le milieu des années 80, elle a acquis droit de cité  en documentation et est désormais un outil que maîtrisent parfaitement certains professionnels de ce domaine. Les applications AVID présentées tout au long de ce deuxième ouvrage publié par l'ADBS et consacré à l'analyse de la valeur en documentation témoignent abondamment des percées réalisées dans les cinq dernières années.

            Mais de nouvelles étapes doivent être franchies pour généraliser le recours à l'analyse de la valeur en documentation, afin de rendre les structures existantes plus efficaces, plus compétitives et plus innovantes et afin aussi de concevoir et offrir des produits et services mieux adaptés aux besoins des divers groupes d'utilisateurs, dans des contextes économiques plus exigeants.

            Certaines recommandations formulées dans le premier ouvrage ont été entendues et suivies, notamment celles relatives  à la poursuite des expérimentations et au développement des actions de formation. D'autres sont restées sans écho, comme celles visant à obtenir des pouvoirs publics le soutien d'opérations pilotes démonstratives ayant un large impact dans la profession. Il faut malheureusement constater à cet égard, que l'analyse de la valeur n'a pas le caractère spectaculaire des avancées technologiques, s'accomode mal des effets de mode et ne s'inscrit pas nécessairement dans une politique de stimulation forcée de l'offre en produits d'information...

            Aussi est-on conduit à renouveler la formulation de propositions pour le développement de l'analyse de la valeur en documentation. Ces propositions, certaines anciennes, d'autres (les plus nombreuses) nouvelles, s'adressent à tous les acteurs professionnels du domaine ainsi qu'à tous spécialistes d'autres secteurs qui voudraient investir ou s'investir dans un secteur clé pour le développement des sociétés et économies modernes. 

1 - LA STRATEGIE ET LES OBJECTIFS

 

1-1. Renforcer une position de leader au niveau international

            L'application de l'analyse de la valeur au produits et services d'information et de documentation (AVID) doit permettre aux spécialistes français de consolider leur réputation internationale et indirectement, de renforcer la position des intervenants professionnels français à l'exportation, notamment dans le domaine des actions d'ingéniérie documentaire. Peu de pays ont entrepris un tel programme de développement dans un domaine à la fois original et stratégique: l'avance des spécialistes français est aujourd'hui reconnue, mais elle doit être préservée par une multiplication des applications de l'AVID en France, par une intensification des démarches d'évaluation et d'innovation et par un soutien sans faille des pouvoirs publics à l'intégration de l'AVID dans les programmes industriels à l'exportation comme dans le cadre de la coopération internationale.

            Cette position de leader est essentielle dans le contexte du grand marché unique européen et de la nécessaire refonte des normes internationales de la documentation. 

 

1-2. Accompagner la mutation des structures et des professionnels français de l'information et de la documentation

            L'analyse de la valeur est un puissant levier de changement et de progrès. Elle peut aider la profession de la documentation à déterminer ses axes de mutation pour faire face aux impératifs nouveaux et aux contraintes nouvelles de la société française des années 90. Par l'implication forte des structures professionnelles dans  le développement de l'AVID, par le soutien que les pouvoirs publics doivent accorder à cette conduite collective du changement, par la formation des professionnels en place et  la préparation des jeunes documentalistes à la maîtrise des concepts et outils de l'AVID, on ne peut que se donner les meilleures chances de voir les professionnels de l'information et de la documentation français être reconnus comme de véritables moteurs de l'innovation.

 

1-3. Entreprendre au moins 100 actions AVID d'ici à 1995

            Si au cours des cinq à six  dernières années, on peut estimer qu'une vingtaine de structures documentaires ont réalisé des actions d'analyse de la valeur pouvant être considérées comme représentatives, il est indispensable aujourd'hui d'intensifier l'effort et de multiplier par dix en deux ou trois ans le nombre des applications de l'AV à la documentation. D'ici à 1995, c'est à dire pendant une période de trois ans, il est souhaitable d'entreprendre une centaine d'actions AVID. C'est sur une telle base que l'on peut créer un profond mouvement au sein des professions de l'information et de la documentation et que l'on peut  bénéficier de résultats essentiels, transposables à de nombreuses structures documentaires.  L'Association française des documentalistes et bibliothècaires spécialisés -ADBS- doit soutenir le développement de la méthode dans le domaine de la documentation, en évaluer la progression et assurer le transfert des résultats dans toute la profession. 

 

2 - LE ROLE DES ASSOCIATIONS PROFESSIONNELLES

 

2-1. Impliquer les associations professionnelles dans le développement de l'AVID

            Dans le domaine de la documentation, les lois du marché et de concurrence n'ont pas les mêmes effets que dans les secteurs plus directement productifs. Il n'est donc pas évident que les structures documentaires perçoivent directement la nécessité ou l'intérêt  d'accroître leur compétitivité et de recourir à l'analyse de la valeur. C'est donc aux associations professionnelles qu'il revient de promouvoir les démarches nouvelles de qualité et de compétitivité. Ce sont les associations professionnelles qui peuvent le plus facilement convaincre les professionnels de la documentation de la nécessité et des avantages de l'analyse de la valeur. Elles doivent donc prendre conscience de leurs responsabilités dans ce domaine, être appuyées par les pouvoirs publics dans leurs efforts en faveur de la compétitivité du secteur professionnel et imaginer les mesures appropriées pour permettre à l'ensemble de leurs membres de participer au changement. Des actions spécifiques à telle ou telle association sont à promouvoir en tenant compte des particularités des contextes concernées.   

 

2-2. Soutenir l'effort en faveur de  l'AVID au niveau régional

            Il est essentiel, de même, de s'appuyer sur les implantations régionales des diverses associations professionnelles pour promouvoir le développement de l'analyse de la valeur en documentation. Par les effets d'entraînement qui peuvent exister dans un contexte régional, par la proximité plus forte des acteurs économiques, par la possibilité de mobiliser plus aisément des financements régionaux, on peut espèrer une démultiplication importante de l'effort en faveur de l'AVID. Les groupes régionaux des associations professionnelles, mais aussi les structures publiques régionales et les organisations patronales ou interprofessionnelles, doivent désormais prendre en charge la poursuite du plan d'action en faveur de l'AVID.

 

2-3. Rechercher des synergies avec des partenaires non spécialisés dans la documentation

            L'analyse de la valeur est basée sur le principe de la complémentarité et le croisement fertile des points de vue divers. De ce fait, il apparait hautement souhaitable que les associations professionnelles du secteur de l'information et de la documentation se confrontent aux points de vue et démarches d'autres associations ou structures professionnelles spécialisées dans d'autres domaines de compétence. A cet égard, et plus précisément pour soutenir le développement de l'AVID, il doit s'avérer fructueux que s'organisent des rencontres entre les professionnels de la documentation et les représentants d'associations spécialisées dans les domaines de l'analyse de la valeur, de la qualité, du marketing ou de la normalisation. L'échange d'expériences, l'étude de certains problèmes ou aspects méthodologiques particuliers, l'organisation de journées d'études conjointes, la préparation de normes européennes ou encore la mise en place de dispositifs de certification peuvent être utilement envisagées dans ce sens.  On peut noter l'intérêt particulier pour les associations de la documentation d'une telle démarche d'ouverture, qui peut faciliter la prise en compte des compétences des spécialistes de l'information dans les démarches mêmes de qualité et dans les actions d'analyse de la valeur entreprises dans les milieux industriels et tertiaires.

 

3 - LE FINANCEMENT DES ACTIONS AVID

 

3-1. Prévoir un soutien financier public aux associations professionnelles et notamment à l'ADBS pour l'accompagnement d'une politique de stimulation de la compétitivité en documentation.

            Il importe que le Ministère de la recherche et de la technologie (et sa Délégation à l'information scientifique et technique) apporte un soutien financier pluri-annuel aux associations professionnelles pour aider celles-ci à inciter leurs membres et les structures documentaires à s'engager massivement sur la voie de l'amélioration de la compétitivité de leurs produits et services. Au même titre que sont soutenus financièrement des efforts pour le développement de la recherche en sciences de l'information ou pour la création de produits documentaires sur nouveaux supports, il convient d'accompagner les démarches de rationalisation et de favoriser les progrès de toute une profession. A cet égard, l'Association française des documentalistes et bibliothécaires spécialisés, qui a joué un rôle déterminant dans les premiers travaux sur l'AVID doit  pouvoir mener à bien les actions de promotion et de diffusion de la méthode avec l'appui de financements publics pluri-annuels.

 

3-2. Etudier la création d’un fonds collectif de financement d'actions d'AVID

            Nombre d'unités documentaires n'ont pas la capacité financière pour réaliser des actions d'analyse de la valeur sur leurs produits ou services ou ne peuvent pas bénéficier, de par leur statut, des aides classiques à l'innovation (ANVAR). Aussi est-il utile d'étudier un dispositif de financement permettant une prise en charge partielle des coûts engagés lors d'actions AVID. Un fonds financier collectif, accessible aux structures documentaires répondant à des critères définis,  doit être imaginé: les pouvoirs publics, les associations professionnelles, l'ANVAR sont invités à se concerter pour étudier un tel mécanisme financier.

 

3-3. Expliciter le soutien financier de l'ANVAR pour des actions AVID

            Pour d'autres structures documentaires, appartenant à des entreprises industrielles, le recours aux aides classiques à l'innovation doit être encouragé, sous réserve de faire expliciter les conditions d'obtention de telles aides pour le cas précis d'actions AVID. Une démarche conjointe des associations professionnelles et de l'ANVAR doit être engagée dans ce sens. Des campagnes d'information doivent être réalisées en direction des structures documentaires concernées.

3-4. Favoriser le recours à l'AV dans les études financées par les pouvoirs publics

            Comme cela a pu être fait dans divers secteurs industriels (en France ou à l'étranger), il peut s'avérer très efficace d'imposer le recours à des actions d'analyse de la valeur dans le cadre d'études financées par les pouvoirs publics. En d'autres termes, il convient d'encourager les innovateurs à aller plus loin encore et à consolider leurs projets par des démarches d'évaluation fonctionnelle. La Délégation à l'information scientifique et technique pourrait notamment conditionner l'attribution de certains de ses financements à la nécessité pour les bénéficiaires de faire un effort supplémentaire d'amélioration de compétitivité. Il peut en être de même pour les études de produits et services d'information financées par les divers Ministères techniques.

 

3-5. Soutenir un programme national de réalisation d'actions pilotes de rationalisation des structures documentaires françaises

            Un plan spécifique d'actions pilotes AVID en direction de certaines structures documentaires importantes doit être mis en oeuvre, dans le cadre des programmes d'action du Ministère de la recherche et de la technologie (DIST). Ce plan doit avoir pour but d'encourager des centres de documentation de taille suffisante à mettre sur pied des ensembles ou grappes d'actions AVID pour améliorer les services rendus, mieux maîtriser les coûts et innover. L'aide financière doit assortie d'une obligation de diffusion des résultats obtenus. 

 

4 - DES ACTIONS-LEVIERS POUR LE DEVELOPPEMENT DE L'AVID

 

4-1. Développer au sein du Ministère de l'éducation nationale des mesures d'encouragement et des financements pour des actions AVID dans les structures documentaires en milieu éducatif

            Compte tenu de l'importance que peut revêtir aujourd'hui  l'accès à l'information et à la documentation dans la formation des jeunes, compte tenu aussi des développements originaux des structures documentaires  dans les lycées et collèges, compte tenu enfin du rôle déterminant des bibliothèques universitaires et des centres de documentation dans l'enseignement supérieur, il devient urgent de mettre sur pied des programmes de sensibilisation et de formation à l'AVID pour les professionnels exerçant dans ce secteur. Il est important aussi de prévoir les mesures d'incitation de recours à la démarche d'analyse de la valeur (aides financières spécifiques) et les dispositions facilitant les échanges d'expériences. Les associations professionnelles représentatives de ce secteur d'activité doivent jouer un rôle moteur dans la promotion d'un tel programme.

 

4-2. Développer au sein des divers Ministères et des diverses autres structures publiques des programmes pluriannuels d'actions AVID pour accroître l'efficacité de leurs propres services de documentation

            Nombre de Ministères et nombre de directions  nationales, régionales ou départementales de ces Ministères disposent d'unités documentaires, qui, dans la majorité des cas, restent éloignées des préoccupations de compétitivité, ignorent les coûts qu'elles génèrent, perçoivent mal l'utilité des fonctions qu'elles assument  et sont souvent sous-équipées en personnels et en moyens techniques. Or la transformation de la société française, avec une décentralisation désormais fortement engagée et avec une désétatisation de nombre d'activités économiques, peut avoir pour corollaire le développement, au sein de ces Ministères, d'une mission de service public importante, à savoir celle consistant à faciliter la collecte, l'accès et  la mobilité de l'information professionnelle des secteurs concernés. A cet égard, il apparait souhaitable que les Ministères et leurs diverses directions engagent des actions AVID, pour redéfinir les fonctions de leurs structures documentaires,  pour en accroître leur efficacité et pour les aider à concevoir les produits et services adaptés à de nouveaux besoins et de nouveaux contextes.

 

4-3. Inciter les diverses collectivités territoriales à recourir à l'analyse de la valeur pour déterminer les chartes fonctionnelles de leurs services et produits d'information et de documentation

            La situation est semblable pour les diverses collectivités territoriales qui ont désormais des moyens accrus. Or  il apparait, à l'évidence, que les structures de documentation qui existent ou se mettent en place dans nombre de ces collectivités, restent fragiles, ont des fonctions floues, et gérent malheureusement souvent la pénurie  (sans oublier les statuts des personnels de documentation, sujets à de sérieuses critiques). Il convient d'inciter un certain nombre de collectivités territoriales à développer des actions AVID pour accroître les capacités d'intervention de leurs structures documentaires. Les résultats de ces actions doivent ensuite être largement diffusées. Enfin, le CNFPT (Centre national de la fonction publique territoriale) doit intensifier ses efforts pour sensibiliser les personnels de documentation à la démarche de l'analyse de la valeur et surtout de veiller à la formation d'un petit noyau de spécialistes AVID pouvant intervenir auprès des structures documentaires des collectivités territoriales.

 

4-4. Inviter la Commission de Coordination de la Documentation Administrative

-CCDA- à préconiser le recours à l'AV pour l'amélioration des produits d'information et de documentation administratives

            Placée auprès du Secrétariat Général du Gouvernement, la Commission de Coordination de la Documentation Administrative (CCDA), peut utilement intervenir et recommander le recours à l'analyse de la valeur pour améliorer les produits et services de cette documentation dite administrative. La CCDA doit pouvoir  jouer un rôle moteur pour stimuler, avec l'accord de certains Ministères, la réalisation d'actions pilotes AVID, pour en suivre les développements et concevoir les outils appropriés de diffusion des résultats.  Compte tenu de l'importance économique et sociale de cette documentation administrative, un tel programme doit être considéré comme prioritaire.

 

 

 

4-5. Inciter les Chambres de Commerce et d'Industrie à pousuivre la formation à l'AVID de leurs responsables et personnels de documentation de façon à les rendre aptes à utiliser la méthode et à la faire connaître de leurs entreprises adhérentes

            Les Chambres de Commerce et d'Industrie disposent généralement de structures documentaires de qualité et efficaces. Certaines d'entre elles, ainsi que l'Association des Chambres Française de Commerce et d'Industrie (ACFCI), ont développé au cours des dernières années des programmes de formation continue pour les personnels de leurs centres de documentation. Compte tenu des besoins, l'effort de formation doit être poursuivi, avec en outre un double objectif: permettre la réalisation concrète d'actions AVID au sein des Chambres de Commerce et d'Industrie et aussi rendre les professionnels de la documentation aptes à inciter les entreprises adhérentes à recourir à l'analyse de la valeur pour améliorer l'efficacité de leurs propres structures ou fonctions documentaires.   

 

4-6. Développer au sein des grandes institutions de la documentation des programmes d'action AVID ayant un caractère hautement démonstratif

            L'exemple peut et doit venir aussi des grandes institutions nationales, intervenant  de façon substantielle dans le domaine de l'information et de la documentation. Le coût d'actions AVID est largement supportable par ces grandes structures. Il est clair, par contre, que la décision d'engager de telles actions de compétitivité peut se heurter aux cloisonnements internes, aux habitudes de travail ou encore à la nécessité de mobiliser tous les moyens disponibles pour réaliser certaines avancées technologiques. Mais il faut aussi prendre conscience du fait que l'industrie française de l'information et de la documentation a plus que jamais besoin d'actions ambitieuses d'évaluation et de rationalisation de ses produits et services.

            Dépenser 1% des chiffres d'affaires ou des budgets pour des actions AVID peut être un objectif raisonnable, avec un retour sur investissement à coup sûr très positif.

 

4-7. Inciter les producteurs de bases de données à évaluer et reconcevoir leurs produits, par un recours systématique à l'AVID

            Les producteurs de bases de données vont connaître dans les prochaines années de sérieuses difficultés s'ils n'engagent pas, dès à présent, des actions de reconception profonde de leurs produits. Si les technologies nouvelles permettent à court terme de redonner un nouveau souffle à certaines bases de données, il n'en reste pas moins que la production de ces systèmes d'information reste trop onéreuse, que les produits eux-mêmes ne sont pas toujours adaptés aux besoins des utilisateurs et que la qualité est souvent faible. On ne peut qu'encourager les producteurs de bases de données à investir dans des actions AVID pour évaluer ces produits et  pour déterminer les re-conceptions indispensables. 

 

5 - DES MESURES D'ENCOURAGEMENT ET D'EMULATION

 

5-1. Inciter les unités documentaires à afficher de façon claire la charte fonctionnelle de leurs produits et services  

            Dans le cadre d'un marketing de plus en plus nécessaire des produits et services documentaires, il conviendrait d'inciter les structures de documentation à présenter leurs produits et services en termes de réponses à des besoins ou de fonctions de service assurées, en affichant, parfois de façon contractuelle, les critères et niveaux d'appréciation ou d'exigence choisis. La diffusion, au sein de la profession, de documents promotionnels originaux, mettant en relief les qualités fonctionnelles des produits et services de documentation, peut être assurée par l'ADBS et les autres associations professionnelles.  

 

5-2. Organiser, au niveau du Ministère de la recherche et de la technologie, des consultations pour la définition de nouveaux produits d'information et de documentation

            Le Ministère de la recherche et de la technologie et sa Délégation à l'information scientifique et technique sont invités à lancer des consultations, sous forme d'appels d'idées, pour la définition de nouveaux produits d'information et de documentation. Les propositions devraient être formulées en respectant certaines règles inspirées de la méthode d'analyse de la valeur. En particulier, ces propositions de nouveaux produits ou services devraient être accompagnés de cahiers des charges fonctionnels et d'estimations de coûts.

 

5-3. Organiser, au niveau de l'ADBS, des concours annuels, sur thèmes, visant à faire établir et présenter des cahiers des charges fonctionnels

            Il est souhaitable d'organiser, au plan national,  des concours visant à faire établir des cahiers des charges fonctionnels sur des thèmes préalablement définis. De tels concours, s'adressant à l'ensemble des membres de la profession, peuvent concerner la formulation de CdCF sur des produits documentaires classiques (bulletins bibliographiques ou signalétiques, revues de presse), des  produits vidéotex, des aménagements spatiaux de centres de documentation ou des produits très innovants. L'Association française des documentalistes et bibliothécaires spécialisés peut organiser de tels concours annuels dont les lauréats seraient récompensés à l'occasion des congrès IDT. Les meilleurs CdCF doivent faire l'objet de publications et d'une large diffusion dans la profession.

 

5-4. Délivrer chaque année un prix ADBS ou interprofessionnel pour la structure de documentation ayant le plus contribué à la promotion de l'AVID

            On peut imaginer que l'ADBS ou toute autre structure interprofessionnelle délivre chaque année un prix récompensant le centre de documentation, l'unité ou le réseau documentaire ayant particulièrement contribué au développement et à la promotion de l'AVID. Ce prix doit sanctionner des efforts importants faits pour mettre en oeuvre de façon originale et convaincante l'analyse de la valeur. Il peut ausi saluer des résultats positifs obtenus en matière d'amélioration des produits et services de documentation et de réduction de leurs coûts. L'Association française pour l'analyse de la valeur (AFAV) peut être associée à la délivrance de ce prix. 

 

6 - DES APPLICATIONS AVID  A PRIVILEGIER

 

6-1. Soutenir des actions AVID comparatives

            Pour nombre d'unités documentaires, il peut s'avérer difficile de conduire des actions AVID complètes. C'est la raison pour laquelle on doit encourager la réalisation d'études comparatives sur des gammes de produits documentaires donnés. Des cahiers des charges fonctionnels génériques peuvent être étudiés collectivement, chacun actualisant ensuite les données retenus, dans son contexte spécifique. On peut imaginer de telles études AVID comparatives sur des produits types (revues de presse, bulletins,...), sur des structures ou fonctions documentaires types (notamment lorsque des fonctionnements en réseaux existent) ou encore sur des chaînes documentaires. Les grandes sociétés ou organisations largement décentralisées peuvent gagner à procéder à l'élaboration de tels CcCF génériques.

 

6-2. Développer des actions AVID sur des thèmes essentiels ou peu explorés

            Un autre domaine intéressant d'applications de l'analyse de la valeur est celui relatif à certains aspects particuliers, mais essentiels, de la documentation ou celui des thèmes encore peu étudiés. A ces titres, on peut retenir l'idée de procéder à l'analyse de la valeur des fonctionnements en réseaux en documentation et notamment l'étude des conditions de bons "maillage" des unités documentaires. On peut de même explorer la délicate question de la maîtrise des temps de l'information et de la documentation ou encore procéder à l'analyse fonctionnelle des tarifications des prestations documentaires. La relation entre pertinence de l'information et performance de la technologie peut aussi être mieux cernée par une démarche fonctionnelle. Ces actions AV peuvent être conduites dans un cadre associatif ou développées au sein de structures de formation et de recherche.

 

6-3. Réaliser des études de définition de nouveaux produits ou services faisant appel aux nouvelles technologies (CdCF prototypes)

            L'arrivée de nouvelles technologies d'accès à l'information ou de stockage de celle-ci ne se traduit pas nécessairement par la conception de produits adaptés aux vrais besoins des utilisateurs. Aussi peut-il être judicieux de procéder à des études de définition de nouveaux produits faisant appel à ces nouvelles technologies. De la gestion électronique de documents, au vidéotex en passant par le CD-ROM, le champ des applications possibles de l'AVID est vaste. C'est en réalisant des cahiers des charges fonctionnels prototypes et en les diffusant largement que l'on pourra vraiment se rendre compte des possibilités et des limites des technologies et que l'on parviendra à une meilleure adéquation de l'offre aux besoins.

 

 6-4. Explorer des approches fonctionnelles de la veille technologique ou stratégique

            Thème à la mode, la veille technologique (ou aussi la veille stratégique ou simplement informative) peut gagner à être définie, dans une entreprise donnée, à travers une expression fonctionnelle de besoin poussée. Cette analyse préalable du "pourquoi"  et du "pour quoi faire" de la veille peut être suivie d'une exploration créative des divers principes de solutions permettant de remplir les fonctions choisies. On peut aussi enrichir et rendre plus efficace la veille informative en s'appuyant sur des études d'analyse de la valeur réalisées sur des produits de l'entreprise et en structurant l'information autour des diverses fonctions identifiées du produit.

 

6-5. Soutenir des programmes spécifiques comme par exemple la conception de bases de données ou de prestations documentaires à coût réduit

            Un axe majeur de travail peut consister à soutenir des actions d'analyse de la valeur orientées vers la conception à coût objectif (CCO). Selon cette perspective, on peut imaginer des actions AVID-CCO permettant, par exemple,  de concevoir des bases de données à coût très réduit, de façon à rendre possible une très large utilisation de ces nouveaux produits. Il est de même souhaitable d'étudier la conception de nouveaux outils documentaires ou de nouveaux services dont le coût serait la moitié ou le tiers de celui des solutions actuelles. Cette démarche volontariste de conception de produits à coût réduit est intrinsèquement liée à l'expression d'une politique de démocratisation de l'accès à l'information, étant évident que des besoins de produits à haute valeur ajoutée ou fonctionnellement plus riches peuvent exister et être satisfaits par ailleurs.    

 

6-6. Encourager l'application de l'AVID à des politiques sectorielles

            Plus ambitieuses encore peuvent être les applications AVID à la définition de politiques sectorielles d'information professionnelle. On connait la faiblesse actuelle des dispositifs sectoriels français de gestion de l'information spécialisée. On sait aussi les difficultés qui s'accumulent dans l'alimentation de grands systèmes sectoriels d'information. Il est sûrement temps de procéder à des re-définitions de ces politiques sectorielles et des systèmes qui les accompagnent.  L'analyse fonctionnelle peut largement aider à une clarification des composantes de telles politiques. Les divers départements ministériels, mais aussi les acteurs économiques des secteurs en question (à travers leurs organisations professionnelles) sont invités à mettre en chantier de telles études fonctionnelles.

 

6-7. Appliquer l'AV pour définir la fonction Information-Documentation dans les entreprises

            Dans les entreprises et les organisations, il devient nécessaire de faire le point sur la façon de maitriser cette fonction transversale qu'est la documentation. Les applications AVID faites sur ce thème montrent combien la réflexion peut être fructueuse. Contrairement à la situation assez fréquente qui consiste à laisser vivoter une petite unité documentaire dans un coin de l'entreprise sans se soucier de son utilité et de sa compétitivité, on ne peut qu'encourager le choix d'une démarche volontariste qui vise à re-définir les composantes exigentielles d'une nouvelle fonction Information-Documentation, pleinement intégrée au développement de l'entreprise. Cette démarche ambitieuse doit se décider à un assez haut niveau dans la société, sachant qu'elle peut conduire à des choix douloureux sur le maintien des moyens existants comme à des repositionnements hautement salutaires.

 

6-8. Recourir à l'AV pour mieux définir les qualifications professionnelles

            Les professionnels de la documentation se trouvent et se trouveront encore plus dans l'avenir confrontés  au délicat problème de la détermination des qualifications et à celui de la nécessité, dans le contexte européen, de définir des modalités de certification pour l'exercice de la profession sur un marché ouvert. Ce chantier n'est pas encore vraiment ouvert en France, mais il est indispensable de conduire dès à présent des réflexions sur ce thème. Dans ce cadre, il peut s'avérer judicieux de s'appuyer sur des analyses fonctionnelles pour bâtir un système cohérent de détermination des qualifications et de délivrance d'éventuelles certifications. Les associations professionnelles auraient tout intérêt à conduire sans tarder des études sur les fonctions de la documentation, pour les fonctions de service comme pour les fonctions techniques,  en clarifiant à cette occasion les niveaux pertinents de qualification des spécialistes et personnels intervenant dans la documentation. 

 

6-9. Appliquer l'AVID aux normes et codes de la documentation

            La documentation est un secteur où les normes et les codes de pratique jouent un rôle important mais aussi pervers. Nombre de ces normes et codes ont été élaborés à des époques où l'informatique n'existait pas et où les contraintes économiques ne se faisaient pas sentir aussi dûrement. En outre nombre de ces outils normatifs imposent des solutions, alors que la règle aujourd'hui est l'énoncé d'exigences de résultats. La révision de ces normes et codes s'impose et l'analyse de la valeur peut contribuer à mieux en définir les fonctions et les contenus. La constitution de "fascicules de documentation" pour certains produits ou services documentaires, basée sur la démarche AV, peut être utile à nombre des responsables de documentation.

 

7 - DES ACTIONS A MENER EN PARALLELE

 

7-1. Renforcer les études d'analyse des besoins des utilisateurs et d'expression fonctionnelle de besoins en information

            Les applications de l'analyse de la valeur à la documentation font clairement ressortir une situation  curieuse ou paradoxale: on connait apparamment très mal les besoins précis des utilisateurs alors même que l'on affirme la finalisation des produits et services de documentation autour de la satisfaction des besoins de ces utilisateurs. Il est de même symptômatique de constater la faible connaissance des pratiques réelles des "utilisateurs" en matière de mobilisation de l'information spécialisée. En d'autres termes, une démarche privilégiant l'offre des services et produits peut rendre sourd à la perception des demandes ou attentes réelles. C'est la raison pour laquelle doivent être encouragées de nouvelles études sur les besoins en matière d'information et de documentation spécialisées et sur les pratiques d'information des divers groupes de professionnels.

    

7-2. Multiplier les études sur les coûts de la documentation

            Dans le même esprit, il est urgent de multiplier les études des coûts des prestations d'information et de documentation, de sensibiliser les professionnels du secteur à la nécessité de mieux appréhender le coût de leurs produits et services et de les former au maniement de certains outils d'analyse des coûts. Plus que des valeurs absolues qui risquent d'être vite périmées, il peut s'avérer utile de rassembler des tableaux de données économiques, en valeurs relatives ou sous forme de ratios, et de diffuser des informations plus structurelles sur les ordres de grandeur des coûts, leur décomposition et leurs perspectives d'évolution.

 

7-3. Créer des outils d'appréciation de l'économie et de la valeur des services documentaires

            Les associations professionnelles doivent s'attacher à définir et mettre en oeuvre des dispositifs d'analyse globale des coûts et de le valeur des prestations documentaires. Un observatoire des coûts, de la valeur et de la compétitivité des services de documentation doit être constitué, afin d'aider chaque acteur professionnel à mieux se situer ou situer ses produits ou prestations par rapport aux tendances générales. 

 

7-4. Stimuler la réflexion sur la documentation créative et sur les conditions de l'innovation dans la profession

            Les applications de l'analyse de la valeur à la documentation ont montré combien les pratiques professionnelles restent limitées à un très petit nombre de solutions bien connues. Complément indispensable des démarches d'évaluation fonctionnelle et participative, la créativité doit être soutenue et stimulée.   Cette créativité doit s'exprimer à travers la conception de nouveaux produits ou services répondant à des cahiers des charges fonctionnels plus exigeants; elle peut s'exprimer aussi à travers la remise en cause des chaînes de traitement des documents et de l'information ou à travers de nouvelles organisations de travail et un nouveau management des unités documentaires. Mais elle doit également se développer dans les démarches mêmes d'accès à l'information. C'est aux associations professionnelles qu'il revient d'introduire les germes du développement d'une documentation véritablement créative.

 

 

8 - L'INDISPENSABLE FORMATION DES PERSONNES

 

8-1. Intensifier les formations continues à l'AVID des professionnels de la documentation

            Les formations à l'AVID dispensées par l'ADBS ou dans le cadre de certains réseaux de professionnels de l'information (Chambres de Commerce et d'Industrie notamment) doivent être poursuivies et même intensifiées. Il est souhaitable d'encourager tout professionnel de la documentation à suivre une formation de premier niveau (sensibilisation) en matière d'analyse de la valeur. Pour les responsables d'unités documentaires, une formation de second niveau (perfectionnement) parait indispensable. Enfin des compléments peuvent être dispensés, lors de séminaires plus spécialisés, à la fois en matière d'expression fonctionnelle de besoin, de maîtrise des coûts et de documentation créative. Ces formations continues inter-entreprises ou intra-réseaux doivent  pouvoir s'organiser sous forme de cycles permettant des progressions individuelles et collectives.

 

8-2. Multiplier les formations-actions à l'AVID dans les entreprises

            Dans les entreprises ou organisations, il peut s'avérer utile et judicieux d'organiser des formations-actions, qui permettent de "montrer la voie en marchant". Les structures documentaires concernées peuvent contribuer à la formation de leurs personnels spécialisés en les amenant à participer au déroulement d'une action AVID à caractère didactique, sur un sujet  choisi par eux. Il est possible d'imputer le financement de ces formation-actions sur les crédits réservés à la formation continue, sous réserve de respecter certaines conditions. 

 

8-3. Généraliser l'enseignement de l'AVID dans les formations initiales de documentalistes

            Tout futur professionnel de la documentation doit avoir été sensibilisé à la démarche de l'analyse de la valeur. Les efforts faits au cours des dernières années commencent à porter leurs fruits. Mais il faut désormais généraliser l'inscription de tels modules de sensibilisation à l'AVID dans tous les programmes de formation initiale des documentalistes et surtout d'aller plus loin, notamment en préparant plus solidement les futurs professionnels à la conduite de projet, aux techniques de l'évaluation, à l'élaboration de cahiers des charges fonctionnels et à l'usage des démarches de créativité.

 

8-4. Former un vivier de spécialistes et formateurs AVID

            Il est évident que le succès de l'AVID est conditionné par l'existence d'un nombre suffisant de spécialistes capable de maîtriser la méthode et de conduire des actions en milieu documentaire. De même, il est nécessaire qu'existe un nombre suffisant de formateurs capables de transmettre le savoir et le savoir-faire AVID aux futurs professionnels. C'est la raison pour laquelle une action prioritaire doit être engagée à court terme en vue de former, en France, un groupe d'une dizaine d'experts aptes à intervenir, soit comme consultants auprès de structures documentaires, soit comme formateurs dans les formations initiales de documentalistes. Cette formation de spécialistes et de formateurs peut être organisée au sein de l'ADBS et doit recevoir le concours de la Délégation à l'information scientifique et technique et du Ministère de l'éducation nationale.

 

8-5. Former des spécialistes AVID au sein des grandes structures  ou réseaux documentaires ainsi qu'au sein des Ministères

            Dans le même ordre d'idées, il parait souhaitable de former de tels spécialistes AVID, au sein de grands organismes ayant, en leur sein, de multiples structures documentaires (Ministères, grandes sociétés industrielles ou tertiaires, réseaux divers). La taille de ces structures rend possible et intéressante la formation d'un tel spécialiste apte alors à intervenir auprès des différentes unités documentaires internes.

 

8-6. Promouvoir un cycle de formation supérieure pour des spécialistes de l'évaluation des produits et services de documentation

            Pour l'avenir, il peut s'avérer utile de prévoir la création et le développement d'un cycle de formation supérieure (niveau Bac+6) pour former des spécialistes des démarches d'évaluation et de reconception des produits et services d'information et de documentation et de pilotage de l'innovation dans ce domaine.  

 

8-7. Créer, en France, une Grande Ecole d'ingénieurs-managers des systèmes d'information

            Les applications de l'AVID en France ont fait ressortir la faiblesse des dispositifs de formation existants en matière de cadres, ingénieurs ou managers des systèmes d'information. Ce constat fait dans la deuxième moitié des années 80 est à nuancer aujourd'hui, dans la mesure où plusieurs formations classiques de professionnels de l'information ont opéré de profondes mutations et ont désormais affiché plus clairement l'objectif de formation de tels managers. Il n'en reste pas moins que la création d'une véritable Grande Ecole d'ingénieurs-managers des systèmes d'information est toujours ressentie comme nécessaire, notamment pour pouvoir disposer en France de cadres de haut niveau capables de maîtriser  les développements des systèmes d'information en tenant compte des enjeux politiques, économiques, techniques, industriels, sociaux et psychologiques de l'information spécialisée. L'analyse de la valeur (ou plus exactement la maîtrise de la valeur ou "value management") peut être une composante méthodologique essentielle des formations dispensées. De telles compétences, ainsi formées, doivent pouvoir être judicieusement utilisées par les instances nationales ou régionales comme par les grandes sociétés industrielles ou tertiaires et pourquoi pas par les institutions internationales.

 

9 - LA DIFFUSION DES CONNAISSANCES ET DES EXPERIENCES

 

9-1. Garder la mémoire des expériences d'AVID faites dans les diverses structures documentaires et faire connaître  les applications intéressantes à l'ensemble des membres de la profession

            Le succès collectif de l'introduction de l'analyse de la valeur dans le secteur de la documentation dépend de la capacité des professionnels et de leurs associations à savoir garder une trace aussi vive que possible de la multiplicité et de la diversité des expériences réalisées. Des démarches pertinentes de diffusion de ces connaissances ainsi rasemblées doivent continuer à être soutenues. Sans aller jusqu'à un nouvel ouvrage ou recueil de nouveaux cas d'actions AVID, on peut imaginer la constitution, par l'ADBS ou toute autre association,  d'une banque de cas. Des journées d'étude doivent continuer à être organisées, en choisisissant désormais de nouvelles approches de présentation et d'explication de la méthode.

 

9-2. Réaliser des produits de vulgarisation, des manuels didactiques, des audiovisuels de présentation

            Dans le même ordre d'idées, la profession a intérêt à disposer de produits de vulgarisation, simples, pratiques (des aides-mémoires, des grilles d'analyse), de manuels à caractère didactique (pour les formations de documentalistes ou pour les professionnels en place ne pouvant suivre de formations) ou d'audiovisuels ou didacticiels de présentation de l'analyse de la valeur appliquée aux produits et services d'information et de documentation (on pense au grand nombre des responsables et documentalistes des CDI et BCD, au sein de l'Education Nationale). Les pouvoirs publics (divers Ministères et services spécialisés) doivent pouvoir aider les associations professionnelles pour la conception et la réalisation de tels outils.

 

9-3. Engager une réflexion sur l'AVID au niveau européen et dans les organisations internationales

            Si les spécialistes français de l'AVID ont acquis une certaine avance par rapport à leurs collègues d'autres pays, il leur incombe aujourd'hui la responsabilité de promouvoir des réflexions collectives dans ce domaine, de préparer le terrain pour d'éventuelles coordinations ou harmonisations, notamment au plan européen. Les instances communautaires doivent être sollicitées pour soutenir de telles réflexions communes, qui peuvent s'organiser dans le cadre de rencontres internationales ou à l'occasion de réalisation de produits d'information sur l'AVID. De même, les associations internationales regroupant les diverses catégories de professionnels de l'information et de la documentation peuvent être invitées à engager des travaux communs sur le thème de la valeur et de la compétitivité des produits et services de documentation. Enfin, des traductions des travaux et écrits des spécialistes français et des ouvrages publiés par l'ADBS sur les thèmes de l'analyse de la valeur, de la maîtrise des coûts et de la qualité, sont à envisager sans tarder.

 

9-4. Encourager le transfert de savoir-faire en matière d'AVID auprès des pays en développement

            Autre responsabilité importante qui incombe aux spécialistes français: le transfert de connaissances et de savoir-faire en direction des pays en développement. L'analyse de la valeur est un outil essentiel pour accompagner le processus de développement. L'AVID est certainement plus utile aux responsables de documentation des pays concernés pour trouver des solutions pertinentes à leurs problèmes que le recours à des technologies nouvelles miracles. Il convient de sensibiliser à l'AVID les professionnels de la documentation d'un certain nombre de pays en développement (rencontres ou journées d'études sur place), de contribuer à la formation d'un certain nombre de cadres de documentation sur place ou en France (la Commission française pour l'UNESCO peut jouer un rôle en la matière, de même que l'Ecole Internationale de Bordeaux), enfin de réaliser quelques expériences pilotes dont les résultats sont à présenter de façon pédagogique à de nombreux professionnels de l'information des pays en développement. Les associations de documentalistes existantes de ces pays peuvent être soutenues par les associations soeurs françaises pour la mise en place de tels programmes de sensibilisation ou de formation à l'AVID. Pour cet objectif, l'appui du Ministère français des Affaires Etrangères et de ses postes diplomatiques est indispensable.

 

 

 

            Ce n'est pas valable dans notre domaine

            La documentation, c'est un monde à part

            Nous en faisons tous les jours sans le dire

            C'est une bonne idée, mais irréalisable

            Vous n'allez pas nous apprendre notre travail

            Nos outils sont largement répandus dans la profession, pourquoi changer

            Nous, les spécialistes, nous n'avons pas besoin de méthodes

            Tous nos produits, tous nos services sont spécifiques

            Une revue de presse, c'est une revue de presse, point c'est tout

            Nous sommes tous très occupés, nous n'avons pas le temps

            Nous sommes trop petits  pour que ça en vaille la peine

            Je suis tout seul, comment puis-je  faire vraiment de l'analyse de la valeur

            Nous ne l'avons jamais fait dans le passé, pourquoi le faire maintenant

            On ne peut pas changer les habitudes de la profession

            Pourquoi changer, on n'a jamais eu de problèmes

            C'est un changement trop radical

            Faisons d'abord une étude préalable, pour savoir si ça marche

            Nous n'avons pas l'autorité pour décider

            Nous, les documentalistes, nous n'avons pas le pouvoir

            La Direction générale n'acceptera jamais l'idée

            Nous sommes trop isolés dans la société

            Comment pourrons-nous impliquer d'autres partenaires

            Ces méthodes qui viennent d'ailleurs, ce n'est pas pour nous

            Il faut respecter les normes, il n'y a pas de place pour l'innovation

            On s'en est sorti sans ça

            Constituons une commission pour en parler

            Créons un inter-groupe pour étudier l'analyse de la valeur

            C'est trop en avance par rapport aux mentalités

            Nous ne connaissons pas nos coûts, impossible d'évaluer nos produits

            Ce n'est pas mon affaire, ce n'est pas mon problème

            Compte tenu des conditions de travail chez nous, c'est impossible

            Nos personnels ne sont pas assez qualifiés

            En nous évaluant, on risque de nous réduire nos moyens

            Ca doit coûter cher, il y a mieux à faire

            Comment peut-on vraiment évaluer la valeur de l'information

            Nos produits , ce n'est pas grand chose, pourquoi les évaluer

            L'information, la documentation, ça n'a pas de prix

            Réformons d'abord le statut des professionnels

            Etc...

                      

 

            Plusieurs documents normatifs relatifs à l'analyse de la valeur facilitent la diffusion de la méthode dans les tissus industriels et économiques français.

 

 Le vocabulaire de l'analyse de la valeur (NF X 50-150) - août 1990 -

Ce document constitue la base destinée à appuyer les autres études normatives du domaine. Son but est d'effectuer une synthèse technique à partir de la diversité des expériences et es approches sectorielles. Il définit les principaux termes utilisés en analyse de la valeur et en analyse fonctionnelle.

 

 Les caractéristiques fondamentales de l'analyse de la valeur

(NF X 50-152) - août 1990 -

Ce document énumère les caractéristiques spécifiques de la méthode, celles-ci pouvant être prises comme réfèrence dans les relations contractuelles. Parmi ces caractéristiques fondamentales, il faut citer la démarche systématique et organisée faisant appel à un plan de travail type, au travail en groupe pluridisciplinaire et à l'exercice de la créativité.

 

 Les recommandations pour la mise en oeuvre de la méthode

(X 50-153) - mai 1985 -

Cette étude normative a pour but de donner une information de base destinée à faciliter l'application de la méthode AV: les moyens à mettre en oeuvre, les outils et leurs principales utilisations et quelques développements particuliers tels que l'exploitation contractuelle de l'AV, la conception à coût objectif, l'AV administrative.

 

 Les caractéristiques de l'expression fonctionnelle du besoin

(X 50-100) - avril 1987 -

En complément des autres documents normatifs sur l'analyse de la valeur, cette étude propose un guide pour la recherche, l'identification et l'expression du besoin et constitue un pont entre la gestion de la qualité et l'analyse de la valeur.

 

 Le guide pour l'élaboration d'un cahier des charges fonctionnel

(X 50-151) - juin 1984 -

Un outil méthodologique, le cahier des charges fonctionnel, permet de détecter et formuler le besoin et de justifier en aval les exigences techniques contenues dans un marché, un contrat d'études, voire un appel d'offres, la qualité étant ici définie comme l'aptitude d'un produit à satisfaire les besoins des utilisateurs. Le cahier des charges fonctionnel permet d'orienter au mieux la recherche de la définition technico-économique du produit, favorise le dialogue entre les partenaires, tout en restituant à chacun ses responsabilités. Il rend possible l'innovation.

 

     A noter les publications de la Commission des Communautés européennes.

 

Le bilan de l'analyse de la valeur  dans la Communauté européenne

(rapport EUR 13096 FR -1990-)

Il recense l'état des pratiques d'analyse de la valeur dans les divers pays européens .

 Le glossaire de l'analyse de la valeur (rapport EUR 13774 FR -1991-)

Il présente, en trois langues (français, anglais, allemend) les principaux termes du vocabulaire sur l'analyse de la valeur.